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08 septiembre 2016

Curso de Microsoft Project

Curso de Microsoft Project presencial para empresas in company

    Curso de Microsoft Project presencial "in company" para tu empresa, en cualquier lugar de España. 15 horas. Año 2016/2017 Válido versiones 2010, 2013 y 2016. Impartido por mi. Si quieres más información pincha sobre la imagen.

18 octubre 2015

Macro para Exportar los Festivos del Calendario

 
Hola a todos.
 
Después de la versión 2010 de Microsoft Project, no conozco, ni creo que exista una forma directa de imprimir un informe y/o exportación de los días no laborables del calendario de Ms Project. Así que, con las mismas, y debido a diferentes peticiones de los usuarios, he desarrollado una macro que muestra y exporta las excepciones(no laborables) y fines de semana a sendos archivos txt.

Simplemente debes crear una macro vacía en Ms Project con VISTA > Macros > Macros > Ver macros.

Escribes un nombre corto y sin espacios, Festivos por ejemplo, luego pulsas el botón Crear, y a continuación pegas entre las 2 líneas Sub y End Sub el texto de la macro del final de este post:

 
Nota.-

Sub
.
.
.
        pegar aquí todo el texto de la macro literalmente como se muestra más abajo, desde 'Macro        desarrollada... hasta... Exit Sub
.
.
.
End Sub

  

Finalmente Cierras la ventana de edición de la macro(X), y ya puedes ejecutar la macro creada sobre el proyecto activo, con VISTA > Macros > Ver

macros ... Ejecutar. Se mostrará y guardará en 2 archivos txt de C:windows/temp los festivos y fines de semana, respectivamente. También puedes elegir cualquier otro calendario base del proyecto.

 
Saludos.

------------------------------------------------------------

' Macro desarrollada por Ignacio Martín MVP - Octubre 2015
' Genera 2 archivos txt, uno con los Festivos-Excepciones del proyecto activo y otro con los No laborables de fin de semana (Sábados y Domingos no laborables),
' desde principio a fin del proyecto, del calendario elegido. También es aplicable a Calendarios de tareas, no así de Recursos
    Dim desdeFecha, hastaFecha, dia As Date
    Dim Calendario, CalendarioProyecto, Festivos, Finesdesemana As String
     CalendarioProyecto = ActiveProject.Calendar
    Calendario = InputBox("Introduzca el Calendario-base de Festivos a exportar:", , CalendarioProyecto)
    desdeFecha = ActiveProject.ProjectStart
    hastaFecha = ActiveProject.ProjectFinish
    Festivos = "Los siguientes Festivos-Excepciones se han exportado al archivo " & "C:\windows\temp\" & Calendario & " - Excepciones.txt" & vbNewLine & vbNewLine
    Finesdesemana = "Los siguientes Fines de semana se han exportado al archivo " & "C:\windows\temp\" & Calendario & " - Fines de semana.txt" & vbNewLine & vbNewLine
    For dia = desdeFecha To hastaFecha
    On Error GoTo Errores
        With ActiveProject.BaseCalendars(Calendario)
            If .Period(dia).Working = False Then
                If Not .WeekDays(Weekday(dia)).Working Then
                    Finesdesemana = Finesdesemana & Format(dia, "dd.mm.yyyy") & vbNewLine
                    'Si existe el archivo se sobreescribe, si no se crea.
                    Open "C:\windows\temp\" & Calendario & " - Fines de semana.txt" For Output As #1
                    Write #1, Finesdesemana
                    Close #1
                Else
                    Festivos = Festivos & Format(dia, "dd.mm.yyyy") & vbNewLine
                    Open "C:\windows\temp\" & Calendario & " - Excepciones.txt" For Output As #1
                    Write #1, Festivos
                    Close #1
                End If
            End If
        End With
    Next dia
    MsgBox Festivos, vbInformation, "Festivos del Calendario: " & Calendario & "                             "
    MsgBox Finesdesemana, vbInformation, "Fines de Semana del Calendario: " & Calendario & "                                "
   
Errores:
   
      Select Case Err
         Case 1101:
                       
            MsgBox Calendario & ": Nombre de Calendario-base de Proyecto o Tarea inexistente." & vbNewLine & vbNewLine & "Nota.- Solo se exportan Calendarios-base, no de Recursos."
           
      End Select
     
      Exit Sub
 

Flujo de Fondos de Fechas Tempranas y de Fechas Tardías

 Hola:
 
Sucede que me están solicitando realizar el flujo de fondos, bueno en realidad dos, el primero usando como referencia los tiempo de iniciación y terminación tempranos, y el segundo con los tiempos de iniciación y terminación tardíos. Si bien he sacado estos tiempo en Project 2013, gracias a algunos artículos del blog, no se como hacer para realizar los dos diagramas de Gantt para los tiempos específicos, y posteriormente sacar los flujos de fondos correspondientes a cada uno...

Le agradecería mucho me pudiera ayudar con esto.

Juseff


Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Juseff:
 
Hay que suponer que el proyecto en cuestión, sigue las buenas prácticas de la programación, y que se dispone de holguras y tareas críticas, como consecuencia de la introducción de los vínculos correspondientes, y de la ausencia de restricciones de fechas innecesarias. De no ser así, difícilmente se obtendría los informes temprano y tardío solicitados.

1. Lo primero es valorar el importe de cada tarea no de resumen, bien en la columna Costo fijo (quizás ya lo tengas), o mediante la asignación de recursos con sus Tasas correspondientes.

 2. A continuación, hay que hacer una copia del archivo, porque sobre ella harás las simulaciones siguientes que pueden modificar la programación anterior.

 3. Insertas la columna Tipo de restricción y sustituyes si las hubiera, las siguientes restricciones PARA EL PLAN MÁS TEMPRANO:
 
- Lo más tarde posible por Lo antes posible.
- No comenzar después de por Lo antes posible.
- No terminar después de por Lo antes posible.
 
Si hubiera alguna otra, se deja como está.

 Normalmente, habrá pocos ó ningún cambio referido a las restricciones anteriores, por lo que el propio programa obtenido es el denominado Temprano, ya que las tareas no críticas que tienen holgura (Margen de demora total) se programan cuanto antes (fechas más tempranas, denominadas en Project: Comienzo anticipado y Fin anticipado), lo más pronto posible. Evidentemente las tareas críticas se quedan donde están, ya que su holgura es de 0 días.

 4. Es conveniente y casi necesario, que se tenga seleccionado Mostrar la tarea resumen del proyecto, en FORMATO > Mostrar u ocultar, ya que esta fila de la Tarea superior o resumen (Id=0), porque es la que nos da la información totalizada del proyecto.



5. A partir de entonces ya se puede obtener los flujos de fondos del programa con las FECHAS TEMPRANAS, para los cual muestra la vista Uso de tareas, pulsando el botón derecho del ratón sobre la fase temporal amarilla, de la ventana derecha, elegir el campo Costo, y desmarcar el resto.

 6. Finalmente, elige la Escala temporal con los períodos de los fondos (Semanal, Mensual normalmente,...) en VISTA > Zoom > Escala temporal > Meses. La fila primera de resumen muestra los totales del proyecto por período, aunque también el importe de las tareas se muestra distribuido. Incluso puedes ocultar niveles para que no se muestren las líneas de recursos y solo salgan las tareas. Es cuestión de gustos y requerimientos. Todo ello se puede imprimir directamente, incluso cambiando columnas en la tabla de la izquierda, como por ejemplo eliminando las que no interesen e insertando la columna Costo. También puedes copiar y pegar en Excel, todo, en parte o simplemente la primera fila, que es la importante en este caso de los flujos de inversión. Se copia la tabla por un lado y la fase temporal por otro, Project no permite copiar todo a la vez.

 Para obtener el flujo de fondos con las FECHAS TARDÍAS, se hace otra copia del archivo de la programación actual original, y sobre el, insertas también la columna Tipo de restricción y sustituyes si las hubiera, las siguientes restricciones PARA EL PLAN MÁS TARDÍO:

- Lo antes posible por Lo más tarde posible.
- No comenzar antes de por Lo más tarde posible.
- No terminar antes de por Lo más tarde posible.

Si hubiera alguna otra, se deja como está.

A partir de aquí, se repiten los puntos 4, 5 y 6 para la obtención de la información referente al Flujo de fondos con las FECHAS TARDÍAS (denominadas en Project: Límite de comienzo y Límite de finalización)..



Y esto es todo.

Espero haberte ayudado.

Saludos.

01 octubre 2015

GASTOS COMUNES A TODO EL PROYECTO



Es posible incluir el total de los gastos generales de todo el proyecto en la columna Costo fijo de Microsoft Project, a nivel de la Tarea resumen del proyecto (Id=0). La Tarea resumen del proyecto se activa en FORMATO > Mostrar u ocultar.

En la columna Costo se mostrará el Total de los costos, incluyendo tanto el Costo fijo de las tareas, como el costo del trabajo de las asignaciones de los recursos (Horas x Tasa) para recursos tipo Trabajo, y/o (Unidades x Tasa) para recursos tipo Material, si los hubiere. A lo anterior se le añadirá automáticamente el Costo por uso del recurso si existiera, aunque no suele ser frecuente.

El Costo fijo se reparte por defecto linealmente a lo largo de la duración de la tarea (Prorrateado), aunque también se puede configurar al principio ó al fin.

Saludos

25 agosto 2015

Seguimiento de recursos Tipo Costo en Microsoft Project

Saludos Ignacio,

Mi inquietud es la siguiente, estando en la vista Uso de recursos con la tabla Costo haciendo el seguimiento de un proyecto, ingresé un costo real a un recurso y me actualizó automáticamente el % de progreso de la tarea, y no quiero que pase eso, por que si el recurso conlleva menos costos del presupuestado nunca va completar el 100 % de la tarea.

Deseo que el porcentaje de avance de la tarea no dependa o no se calcule con base en los valores de los costos reales.

Agradeciendo de antemano su atención y ayuda,

Holman

 Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Holman:

Recurso Tipo Costo - Imagen 1 - Microsoft Project


Inicialmente, Microsoft Project reparte el Costo de un RECURSO COSTO linealmente en el tiempo. Por ejemplo, una tarea de 10 días de duración, con un recurso costo asignado de 1.000€, se programa a 100€ cada día.

Recurso Tipo Costo - Imagen 2 - Microsoft Project













Si se introduce un Costo real del recurso en la tarea en cuestión, inferior al total programado, es decir al valor del campo Costo, Project calcula el avance de la tarea como el avance del Costo a origen (acumulado desde el día primero). Así por ejemplo, un Costo real de 600€ se corresponde con el 60% completado de la Duración programada (en días laborables).

Recurso Tipo Costo - Imagen 3 - Microsoft Project












Si se introduce un Costo real superior al Costo programado (1.000 €) como por ejemplo 1.200€, Project considera que la asignación se ha completado, y sigue distribuyendo linealmente en los días restantes, manteniendo el reparto que hubiera con anterioridad.

Recurso Tipo Costo - Imagen 4 - Microsoft Project












Si me permites una sugerencia, que es la que hago también a mis alumnos en los cursos, recomiendo no introducir ningún Costo real hasta que la tarea haya finalizado, es decir esté al 100% completada. De esta forma, Project mantendrá los datos reales introducidos por el usuario, a saber: las Fechas reales de comienzo y fin, así como el costo real. Es el caso de la imagen anterior, en el que la tarea finalmente terminó 2 días más tarde, con un Costo real de 1.200€ .

Espero haberte ayudado.

Saludos.
 

11 junio 2015

Horarios semanales alternados

Hola:

¿Cómo puedo establecer horarios semanales alternados.
en el proyecto de 48 horas semanales y la siguiente de 40 horas, con horarios diferentes?

Gracias..........."

Respuesta [Ignacio Martín]:

Si no ves el siguiente vídeo pincha Aquí
Atención: puedes ampliar la imagen del vídeo haciendo doble clic sobre la ventana.

Saludos
Ignacio MVP

06 junio 2014

% completado esperado según programación en Microsoft Project

Hola:

En el siguiente video se explica como obtener el % completado esperado según la programación a una Fecha de estado o de corte.

Si no ves el siguiente vídeo pincha Aquí
Atención: puedes ampliar la imagen del vídeo haciendo doble clic sobre la ventana.

Cuando queremos conocer el % completado que deberíamos llevar a una Fecha de estado o de corte, según el plan actualmente programado (no respecto al de la Línea de base, de una mayor complejidad, y que algún día contaré), podemos recurrir a las opciones de Project. Es el mismo caso que aplicaríamos si nuestra tarea o proyecto se desarrolla según lo programado, y queremos automatizar la entrada de los datos reales y evitarnos escribirlos manualmente.

Para ello, definimos la Fecha de estado o corte en PROYECTO > Estado > Fecha de estado y Aceptar.

El día de la Fecha de estado se considera por defecto incluido con toda su jornada, en el período de actualización.

En FORMATO > Formato > Cuadrícula > Cuadrícula podemos hacer que se muestre en el diagrama Gantt la línea correspondiente a la Fecha de estado, en este caso en rojo.
A continuación seleccionamos la tarea o conjunto de tareas a actualizar según el programa, bien eligiendo toda la fila, o posicionándonos en una columna cualquiera de la tarea.

Pulsamos la opción: PROYECTO > Actualizar proyecto > Actualizar trabajo completado al: > Por porcentaje completado …  Para: Tareas seleccionadas y Aceptar

De igual forma podríamos hacerlo para todas las tareas del proyecto de una sola vez al elegir
Para: Proyecto completo
Si no queremos todavía actualizar el campo del % completado, sino solamente tener la referencia del valor esperado a la Fecha de estado, podemos hacer el siguiente truco:

1. Copiamos toda la columna % completado con los datos obtenidos con la opción Actualizar proyecto en la memoria del portapapeles (Copiar desde el título gris de la columna).
2. Deshacemos hasta el paso anterior a la actualización.
3. Insertamos una columna de un campo personalizado de texto, Texto1 por ejemplo si está disponible.
        - Botón secundario del ratón sobre el título gris de la columna adjunta a la inserción.
        - Elegir opción Insertar columna del menú contextual desplegado.
        - Buscar Texto1
4.Pegar desde el título de la columna Texto1

Nota.- Esta opción asegura la fiabilidad del cálculo obtenido y sustituye a la introducción de complejas fórmulas que solo sirven en determinadas circunstancias: no ser tareas de resumen, no estar interrumpidas o divididas, no tener un calendario de tarea o de recurso asignado distinto al del proyecto, entre otras.

Evidentemente es recomendable la realización de copias de seguridad del archivo previo a estas operaciones automáticas que siempre conllevan algún pequeño riesgo de equivocarnos.

Y nada más, para el que no lo conocía espero le resulte de utilidad.

Saludos.

24 abril 2014

Seguimiento de tarea en Microsoft Project

Buenas tardesme he decidido a escribirte porque tengo una duda que no se me resuelve por más que busco en todos lados.Tenía una tarea que comenzaba el 28/02/2014 con una duración de 30 días, es decir, se acababa aproximadamente el 10 de abril. A día de hoy (23/04/2014) se ha completado el 90% de la tarea y lo que me gustaría saber es, según el avance que  lleva, como puedo determinar la nueva fecha de final de mi tarea.

Gracias

Javier Moya
Ingeniero Agrónomo 

Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Javier,


supongamos que te refieres a que la tarea tiene una Duración de 30 días laborables y que a la Fecha de estado o revisión (23/04/2014) se ha completado el 90%. Para Project, esto supone que a esa Fecha de estado, la Duración real es 30x90/100 = 27 d laborables, y la Duración restante = 30 – 27 =3 días laborables.
Puedes introducir previamente la Fecha de estado o actualización en Menú > Proyecto > Información del proyecto.



También puedes mostrar opcionalmente una línea, roja por ejemplo, en el diagrama de Gantt que muestre la Fecha de estado en Menú > Formato > Cuadrícula


Así pues, el siguiente paso que yo recomiendo es reprogramar la Duración restante a partir de la Fecha de estado, con lo cual los 3 días restantes se sitúan a partir del 23/4/14.



Si usas la versión 2003 o 2007 está en Menú > Herramientas > Seguimiento > Actualizar proyecto           
Si usas la versión 2010 o 2013 se hace en   Proyecto > Estado > Actualizar proyecto.

En cualquiera de los casos se ha de elegir las opciones que se muestran en el cuadro superior y Aceptar.

Finalmente, se debería reestimar la Duración restante, en el caso en que el usuario crea que el tiempo que falta será superior o inferior al supuesto inicialmente. Esto se hace simplemente modificando la celda Duración restante.





 Supongamos que en vez de 3 días restantes, sean 6 días, la Fecha final programada será el 1/5/2014.

Espero haberte aclarado tus dudas.
  
Saludos

21 abril 2014

Service Pack 1 para Microsoft Project 2013

Los Service Pack 1 para Microsoft Project 2013 publicados el 13/02/2014 contienen nuevas actualizaciones para mejorar la seguridad, el rendimiento y la corrección de posibles errores. Además, el Service Pack es una recopilación gratuita de todas las actualizaciones publicadas anteriormente.

Según sea tu versión de Project de 32 bits o 64 bits, aquí tienes el enlace a la descarga:

Service Pack 1 para Microsoft Project 2013 (KB 2817433) Edición de 64 bits 

Service Pack 1 para Microsoft Project 2013 (KB 2817433) Edición de 32 bits

Nota.- Puedes comprobar tu versión dentro de Project 2013 en Archivo > Cuenta > Acerca de Project

Nota.- Esta actualización pueden haberse instalado con anterioridad en tu ordenador si tienes configurado Windows Update para que instale las actualizaciones automáticamente, en cuyo caso Project te informará al intentar instalarlo sin mayor problema. Como es habitual, la cuenta del usuario requiere tener configurado permiso para poder realizarlo.

Saludos

10 diciembre 2013

Conflicto entre vínculo y restricción de fecha

Hola,

tengo una duda sobre las delimitaciones en las fechas: 

al delimitar la fecha de una tarea para que comience en una fecha concreta, (y estar las tareas precedentes a esta vinculadas entre ellas (FC)) entiendo que la finalización de las tareas precedentes no pueden superar esa fecha concreta. 

 Sin embargo, al aumentar la duración de una de las tareas precedentes, hace que la fecha de finalización de la tarea precedente sea mayor que la fecha de comienzo de la tarea sucesora (en la cual establecí la delimitación). Lo cual no podría ser posible ya que entre ellas hay un vinculo fin-comienzo. ¿A qué podría ser debido esto?


Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola, en el siguiente vídeo se muestra que es y como afrontar un conflicto de programación en Microsoft Project, entre una Fecha de restricción de una tarea y su Vínculo con una predecesora.

Los conflictos de programación suelen generar una holgura negativa, que nos indica los días que debemos ganar en sus tareas predecesoras para eliminar el conflicto. Esta holgura o margen de demora total se puede consultar insertando la columna correspondiente en la tabla de tareas.

Si no ves el siguiente vídeo pincha Aquí
Atención: puedes ampliar la imagen del vídeo haciendo doble clic sobre la ventana, y Cambiar la calidad a 720HD desde la barra negra de control, en la parte inferior de la imagen.


Saludos

14 febrero 2013

Duración de Tareas Lapso en Microsoft Project

Hola,

mi duda se refiere a la duración de la tarea y concretamente si existe algún modo de que Project estime la duración por medio de los vínculos con otras tareas, lo comento con un ejemplo:

La actividad de gestión (supervisión) del proyecto, debe comenzar cuando comienza el proyecto (vínculo comienzo-comienzo con la primera actividad) y finalizar cuando finalice la última (vínculo fin-fin con la última), por tanto el parámetro duración deberá estimarse en función de estas dependencias.

El caso es que no consigo que la la duración me la estime directamente.

Un saludo y muchas gracias de antemano.

Francisco Otero

Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Francisco, en el siguiente vídeo se explica como crear una tarea de tipo Lapso en Microsoft Project, es decir que su duración la calcula Project automáticamente dependiendo del comienzo o fin de otras tareas que elijamos. Esto se realiza mediante copiados y pegado especial con vínculo entre campos de fechas. Esta sencilla solución debe de ser excepcional ya que un número elevado de estas tareas en el proyecto puede suponer retrasos e inconvenientes para un cálculo ágil de la aplicación.

Si no ves el siguiente vídeo pincha Aquí
Atención: puedes ampliar la imagen del vídeo haciendo doble clic sobre la ventana, y Cambiar la calidad a 720HD desde la barra negra de control, en la parte inferior de la imagen.

Saludos

Ignacio MVP

21 septiembre 2012

Importar y exportar entre Excel y Microsoft Project (Vídeo)

Hola,

en el siguiente vídeo se muestra un ejemplo de exportación e importación de tareas y proyectos entre Project y Excel, en el que se selecciona y envía tareas para ser actualizadas a una fecha de estado o control, y posteriormente se revierten los datos modificados en Excel a Project. En el vídeo se comentan los siguientes aspectos
  1. Fecha de estado y cuadrícula
  2. Línea de base
  3. Filtros
  4. Exportación a Excel
  5. Actualización de tareas en Excel
  6. Importación de Excel
Si no ves el siguiente vídeo pincha Aquí
Atención: puedes ampliar la imagen del vídeo haciendo doble clic sobre la ventana, y Cambiar la calidad a 720HD desde la barra negra de control, en la parte inferior de la imagen.

Para soluciones colaborativas de gestión de proyectos en las que intervienen múltiples recursos internos y/o externos, departamentos, decisores, etc., con consultas y actualizaciones de tareas, recursos y/o proyectos de la empresa, vía intranet y/o internet se recomienda la solución Project Server

Saludos

Ignacio MVP

20 agosto 2012

Fechas numéricas no calendarizadas en Microsoft Project (Vídeo)

Este vídeo explicativo de como mostrar fechas numéricas no calendarizadas en  Microsoft Project es un complemento visual solicitado por varios usuarios a partir del post "Fechas no calendarizadas en Microsoft Project" publicado con anterioridad en este foro: Fechas no calendarizadas en Microsoft Project

Espero os resulte interesante.


Atención: puedes ampliar la imagen del vídeo haciendo doble clic sobre la ventana.

P.D. - dado que la fórmula del campo "Comienzo de tarea"(Texto 10) se refiere a una fecha, se debe incrementar en 1 el cálculo de la fórmula, de manera que quedaría como sigue:

"día " & ProjDateDiff([Comienzo del proyecto];[Comienzo];"Todos los días laborables")/480+1

Saludos

15 agosto 2012

¿Por qué una tarea deja de ser crítica al introducir un % completado?


¿ Por que razón al momento de hacer el seguimiento del proyecto, al introducir un valor cualquiera de % completado a una tarea crítica, esta deja de ser crítica???; me explico tengo una tarea X marcada como crítica por el programa, en el Gantt de seguimiento, sabemos que las actividades críticas aparecen resaltadas en color rojo, pues bien, cuando a una de estas actividades le asigno un valor de % completado; inmediatamente cambia su color, pasando a ser una actividad normal, es decir dejando de ser crítica.

Un saludo y agradezco de antemano la ayuda que me puedas ofrecer al respecto.

Frank


Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Frank

El caso al que te refieres se produce cuando una tarea crítica (Margen de demora total = 0 días) es sucesora (dependiente) de otra  y se empieza a ejecutar obviando e interfiriendo en la lógica del enlace.


En el ejemplo que se muestra en la imagen anterior, la Tarea b no debería poder empezar hasta que la Tarea a finalice de acuerdo con su relación Fin-Comienzo.


Supongamos que la Tarea b lleva un 40% de % completado, aún cuando la Tarea a no ha finalizado. En la imagen superior se ve como Microsoft Project interpreta que el Margen de demora total de la Tarea a, ya no es 0 días sino 2 días, debido a que la dependencia Fin-Comienzo se aplica sobre el inicio del trabajo de la Tarea b pendiente de realizar, es decir la Tarea a podría retrasarse 2 días sin afectar a la parte restante de la Tarea b.


Por último, podemos observar lo que haría Ms Project si aumentamos la Duración de la Tarea a de forma que supere esa holgura de 2 días. Como se ve en la última imagen, Ms Project programa el comienzo del trabajo pendiente de la Tarea B a partir del fin de la Tarea A, lo que confirma que el vínculo se aplica sobre la parte no completada.

Esta situación también puede darse de forma similar en cuanto a la consideración de los márgenes y criticidades de las tareas con los otros 3 tipos de enlace además del Fin-Comienzo, como son: Comienzo-Comienzo, Fin-Fin y Fin-Comienzo.


Ejemplo enlace Comienzo-Comienzo
Antes: con % completado= 0%

Después: con % completado= 40%

Comentario: Al comenzar a ejecutarse la Tarea B sin que haya empezado la Tarea A, Ms Project considera que el vínculo Comienzo-Comienzo ha sido obviado y lo interpreta como si no existiera, por lo que la Tarea A pasa a tener  3 días de margen dado que el proyecto dura 8 días y la Tarea A 5 días, que es el tiempo en que se puede retrasar sin afectar a la fecha de fin del proyecto. Por otro lado, Ms Project considera en este ejemplo que si la Tarea B ha empezado, la Tarea C no se va a ver retrasada por la Tarea B más allá de la fecha de comienzo real de esta, por lo que el trabajo restante de la Tarea B puede retrasarse en 3 días que es el Margen de demora total que muestra la tabla y que hace que la barra se muestre azul en el diagrama de Gantt.

Nota: Ms Project considera a las tareas finalizadas (% completado = 0 días) con Margen de demora total =  0 días y por lo tanto no críticas.

Espero haberte aclarado las dudas,

Saludos

19 julio 2012

Capacidad máxima variable de un mismo recurso en Microsoft Project

Martín:


mi consulta se refiere a que si la Capacidad máxima de un mismo recurso de trabajo se le puede variar por intervalos de tiempo, es decir que tengan por ejemplo 100% en una semana, 200% en 2 semanas y tal vez 300% en el resto del proyecto.

Te agradezco de antemano la respuesta.

Eduardo Mendoza Vidal


Respuesta [Ignacio Martín]:


Hola Eduardo,

tal como se aprecia en la imagen de más arriba, se puede definir la Capacidad máxima o Disponibilidad del recurso en el tiempo desde la ficha General del Cuadro de diálogo de Información del recurso. Este cuadro se muestra al hacer doble clic sobre el nombre del recurso desde cualquier vista,  o en la ficha Recurso > grupo Propiedades  > opción Información para usuarios de la versión de Ms Project 2010.

Nota.- NOD significa NO Disponible (NA = Not Avaliable, en inglés) y equivale a dejar la celda en blanco o vacía. En el caso del ejemplo que se muestra en la imagen superior, el primer intervalo corresponde al período que va desde cualquier comienzo del proyecto hasta una fecha concreta, y el tercer y último intervalo se aplica desde una fecha determinada a cualquier otra.

Saludos,


Ignacio Martín

02 julio 2012

¿Cómo se calcula el avance de una tarea de resumen en Microsoft Project?


El avance de una tarea de resumen en Microsoft Project puede referirse a la Duración o al Trabajo.


Si es respecto a la Duración se denomina % completado, y se calcula como la relación en tanto por ciento entre la suma de todas las Duraciones reales de las tareas que tiene subordinadas y la suma de todas las  Duraciones de esas mismas tareas.

Si el avance es respecto al Trabajo de los recursos asignados se denomina % trabajo completado, y se calcula como la relación en tanto por ciento entre la suma del Trabajo real (horas reales) de todas las asignaciones de recursos que tiene subordinada y la suma del Trabajo (horas programadas totales) de esas mismas asignaciones de recursos.

Estos mismos criterios se aplican al cálculo de avance de la tarea resumen del proyecto, ignorando tareas de resumen y considerando todas las tareas de último nivel.

En la imagen superior del ejemplo se puede apreciar como los resultados de los diferentes avances de la Duración o % completado, tanto de tareas de resumen como del proyecto se corresponden con las fórmulas anteriores.


Igualmente se puede comprobar los resultados a nivel del % completado del trabajo, teniendo en cuenta que la distribución de las horas en la tarea Programación módulo 2, no es lineal en el tiempo sino creciente, como se ve en la vista Uso de tareas. Es por esta última razón por la que en el ejemplo no coinciden a nivel de proyecto el % completado y el % de trabajo completado.


Saludos
Ignacio - MVP

26 junio 2012

Color de barras del Gantt en función del valor de un campo en Microsoft Project

Hola, ¿es posible generar un campo de indicadores y que en base a este indicador la barra de tareas en el diagrama de Gantt tenga el color asignado al indicador?
Maria Alejandra G.

Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola María, en el vídeo siguiente se explica cómo elegir el color de las barras del Gantt en función del valor de un campo en Microsoft Project.
   
Atención: puedes ampliar la imagen del vídeo haciendo doble clic sobre la ventana, y Cambiar la calidad a 720HD desde la barra negra de control, en la parte inferior de la imagen.

Saludos
Ignacio MVP

25 mayo 2012

Personalizar la Cinta de opciones (Ribbon) de Microsoft Project 2010

Estimado Ignacio,

desde hace algún tiempo desarrollo macros que me permiten automatizar ciertos procedimientos de mi quehacer diario; sin embargo no consigo que los mismos estén disponibles en la cinta de opciones "Ribbon" de Project 2010 así como en cualquier archivo de Project que sea abierto. En un video subido recientemente (Seguimiento de un proyecto Formulas e Indicadores Gráficos) me percaté que lo conseguiste, mi inquietud es ¿como podría hacer lo mismo?

De antemano le agradezco la atención prestada.
 

Andrés Vera
Ing. Civil



Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Andrés, en el video siguiente se explica cómo personalizar la Cinta de opciones (Ribbon) y la Barra de herramientas de acceso rápido en Microsoft Project 2010. Espero te sea de utilidad. Duración aproximada 6 minutos.


Atención: puedes ampliar la imagen del vídeo haciendo doble clic sobre la ventana, y Cambiar la calidad a 720HD desde la barra negra de control, en la parte inferior de la imagen.


Saludos
Ignacio MVP

15 mayo 2012

Semáforos en Microsoft Project


Estimado, el otro día me ayudo con una consulta de fechas y lo mencionado por usted me resulto muy bien. Ahora quiero aplicar semáforos en una consulta de fechas igual, los he podido realizar en base a números es decir cantidades mayor que o igual que y con ello despliego el semáforo con el color correspondiente. Pero con el tema de las fechas se me complica, por ejemplo le cuento lo que necesito:

Tengo una Fecha2 y necesito saber de acuerdo al dia actual los dias que faltan para llegar a esa Fecha2, por ejemplo :

Fecha2=25.05.2012 
Fecha Actual del dia = 10.05.2012, entonces estoy a 15 dias de la fecha Fecha2 y quiero que cuando este a 6 dias de la fecha colocar semaforo amarillo, si es menos de 4 dias semaforo rojo y cualquier cantidad de dias antes de los 6 dis, semaforo verde, me entiende?

He averiguado y me dicen que lo puedo hacer con minutos, pero no logro definir como hacer la formula consultando esto. Crees que me puedas ayudar para ver como hacerlo.

Desde ya muchas gracias  
Ali B.C.


Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Ali

En el ejemplo que se muestra en la imagen superior se ha insertado una columna del campo numérico personalizable Número4 (podía ser cualquier otro de los disponibles) que muestra unos semáforos de colores en función de la proximidad de la Fecha de finalización de la tarea a la Fecha actual que tenga el ordenador en cada momento. Para su realización se ha seguido los siguientes pasos:

1. Insertar la columna Número4 en la posición deseada de una tabla de tareas, como por ejemplo la de Entrada. Para insertar este campo numérico personalizable por el usuario: botón secundario del ratón sobre el título de fondo gris de la columna de la tabla que quedará a la derecha del nuevo campo, y a continuación elegir Insertar columna del menú contextual, seleccionando el campo Número4 por ejemplo en este caso.

2. Botón secundario del ratón sobre el título de la nueva columna Número4 y elegir del menú contextual: Campos personalizados. Cambiar el nombre a Próximo a finalizar, por ejemplo, para que se muestre con ese título en cualquier tabla de tareas.


3. Introducir la fórmula: [Fin]-[Fecha actual]
aceptando los mensajes y aplicándola también opcionalmente a las Filas de resumen de grupo y tarea.



4.En Indicadores gráficos del formulario anterior de campos personalizados Número4, introducir los siguientes Criterios y por este orden:

- Menor o igual que 4 (en rojo)
- Menor o igual que 6 (en naranja)
- Mayor que 6 (en verde)

tal como se muestra en la imagen siguiente


Importante: Ms Project aplica los criterios de la lista para cada fila de tareas empezando por el de más abajo y terminando por el de más arriba.

Nota.- Se puede marcar la opción que Las filas de resumen hereden los criterios de las filas que no son de resumen, si queremos que también se muestren semáforos en las cabeceras o tareas de resumen.


Y esto es todo.

Saludos,

07 mayo 2012

Seguimiento de un proyecto, fórmulas e indicadores gráficos de retraso en Microsoft Project


Estimado Ignacio,

necesito implementar una formula con el siguiente requerimiento:

- Cuando un proyecto tiene un retraso menor al 25%  en verde.
- Cuando un proyecto tiene un retraso entre 25% y 35% en amarillo.
- Cuando un proyecto tiene un retraso mayor a 35% en rojo.

Me puedes ayudar en realizar la formula por favor... recién estoy empezando a utilizar el Project.

Muchas Gracias
Felix J. Huachaca


Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Félix,  antes de nada permíteme recordar que al menos en Microsoft Project podemos encontrar 6 ámbitos significativos relacionados con el Retraso de un proyecto

  • Retraso en la Duración (días completados de la tarea)
  • Retraso en la fecha de Comienzo
  • Retraso en la fecha de Fin 
  • Retraso en el Trabajo (horas de recurso  completadas)
  • Retraso en el consumo del Presupuesto (costo completado)
  • Retraso en la producción de unidades Físicas (medición ejecutada, no gestionada en MsProject)


Lógicamente el concepto retraso requiere una comparación, que en Microsoft Project es entre lo Actual vs lo Previsto (línea de base) a una Fecha de estado o actualización.

En el siguiente vídeo se describe como incluir un Indicador gráfico en una tabla que muestre un color distinto en base al retraso de la fecha de fin actual del proyecto y sus tareas, respecto a la prevista de la línea de base. Además se explica de manera breve el proceso de seguimiento aplicado previamente al proyecto en cuestión.

En este video :

Parte primera: Seguimiento

  1. Creación de la Línea de base o plan previsto
  2. Configurar las Vistas para el Seguimiento
  3. Tarea Resumen del proyecto
  4. Gantt de seguimiento
  5. Barra Línea de base Resumen del proyecto
  6. Cuadrícula de la Fecha de estado
  7. Introducir los Datos reales
  8. Reprogramar el Trabajo retrasado

Parte segunda: Indicadores gráficos de retraso
  • Creación de Fórmulas
  • Creación de Indicadores gráficos

Atención: puedes ampliar la imagen del vídeo haciendo doble clic sobre la ventana, y Cambiar la calidad a 720HD desde la barra negra de control, en la parte inferior de la imagen.

Un saludo

07 abril 2012

Doble turno en Microsoft Project


Hola,

estoy trabajando en una programación de mantenimiento de una planta, y tengo la siguiente duda:

se trabaja todos los días de la semana, dos turnos de 12 horas, el primer turno empieza a las 6:00 am, almuerza de 12:30 a 1:30, y finalizan a las 6:00 de la tarde. El otro turno empieza a la 6:00 de la tarde, toman su comida a la 2:30 de la madrugada y terminan a las 6:00 am. Como puedo configurar mi calendario para este proyecto, he tratado por todos los medios y no he podido, agradecería mucho su ayuda ,

Saludos,

Víctor
Ingeniero de proyectos


Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Víctor

Premisas

Antes de nada vamos a suponer las siguientes premisas

- Cuando estimas (introduces) la Duración de una tarea en días, se supone que un día equivale a 22h de trabajo en tu ejemplo.

- Por defecto las tareas empiezan a las 6h a.m.

Configuración previa de Opciones

- El Formato de fecha conviene ponerlo provisionalmente con día y hora, es decir 28/01/09 12:33 en Opciones / Vista del proyecto, con la intención de comprobar y cambiar manualmente si es necesario la hora programada de la tarea.



- Un día o Jornada laboral son 22h en Opciones / Opciones de calendario para este proyecto.

- La Hora de Comienzo y de Fin predeterminada es las 6:00 h a.m. en Opciones / Opciones de calendario para este proyecto.

- La Semana laboral = 154 y Días por mes = 30, también en Opciones / Opciones de calendario para este proyecto, aunque estos parámetros suelen ser irrelevantes para la programación, salvo que se estime la Duración en semanas (sem) o meses (mss), cosa poco habitual y nada recomendable, mejor en días.

- Por defecto y sólo para la versión de Microsoft Project 2010, configurar “Las nuevas tareas creadas” son Programadas automáticamente en Opciones / Opciones de programación para este proyecto.

- Marcar “Las tareas nuevas están condicionadas por el esfuerzo” en Opciones / Opciones de programación para este proyecto. Con esto conseguiremos que el trabajo estimado en la Duración de la tarea se reparta entre los recursos laborales asignados. Esto no es retroactivo para las tareas existentes con anterioridad, por lo que se puede cambiar para cada tarea insertando la columna “Condicionada por el esfuerzo” para luego ocultarla, o bien en la ficha Avanzado de Información de la tarea, o incluso desde el formulario de Detalles de la tarea en la ventana inferior de la pantalla con Menú/ Ventana/ Dividir en la versión de Ms Project 2007 y anteriores o ficha Vista > grupo Vista en dos paneles > Opción Detalles para la versión 2010 de Ms Project.

Hora de comienzo del proyecto

En Proyecto > Información del proyecto, Fecha de comienzo, compruebe o introduzca las 6:00 como la hora de comienzo del proyecto, y por lo tanto de las nuevas tareas.

Calendario del proyecto


- Definir la semana laboral Predeterminada en el Calendario Estándar (Calendario del proyecto) como laborables de Lunes a Domingo con los siguientes períodos laborables específicos:

1 Desde 0:00 Hasta 2:30
2 Desde 3.30 Hasta 13:30
3 Desde 14:30 Hasta 0:00

Para ello se selecciona el Calendario estándar (Calendario del proyecto) en la ficha Proyecto > grupo Propiedades > opción Cambiar tiempo del proyecto (versión Ms Project 2010) ó en Menú > Herramientas > Cambiar calendario laboral (versión 2007 y anteriores de Ms Project). A continuación seleccionar [Predeterminado] en la ficha Semanas laborales y pulsar el botón Detalles…Seleccionar todos los días de la semana de Lunes a Domingo, pulsar el botón “Establecer días en estos períodos laborales específicos” e introducir los períodos 1, 2 y 3 descritos anteriormente. Pulsar Intro y/o Aceptar para salir y guardar los cambios.

Calendario Turno de Día

Mediante el botón Crear Calendario… dentro del formulario Cambiar calendario laboral, crear el calendario “Turno de día”, seleccionando cualquiera de los 2 botones (Crear nuevo… ó Hacer una copia…) que se muestran, y a continuación seguiremos los mismos pasos que para el Calendario del proyecto anterior , asignando los siguientes períodos laborables de Lunes a Domingo para este nuevo calendario “Turno de día”:

1 Desde 6 Hasta 13.30
 2 Desde 14:30 Hasta 18

Calendario Turno de Noche

Crear el calendario Turno de Noche igual que con el Turno de Día salvo con los siguientes turnos laborables:

1 Desde 0 Hasta 2:30
2 Desde 3.30 Hasta 6
3 Desde 18 Hasta 0

 Hoja de recursos


Cree los recursos con nombres que hagan referencia al perfil y turno al que pertenecen para facilitar su asignación, y evitar errores como en el ejemplo que se muestra en la imagen superior. Además en ocasiones puede ser útil escribir el Grupo al que pertenece el recurso (Mecánico Turno de Día – MTD por ejemplo), ya que a la hora de asignar o sacar informes permitirá hacer filtros según perfiles de recursos de manera más sencilla. Finalmente y en lo que se refiere al recurso es fundamental elegir en la columna Calendario base, el calendario Turno de Día o de Noche al que pertenece.

Asignar los recursos de dos turnos

Una vez estimada la duración de la tarea en días (22h/día) y comprobado que la tarea tiene la opción “Condicionado por esfuerzo” marcada, asignamos el primer recurso a la tarea, ¡pulsamos Aceptar! y después asignamos el segundo recursos del otro turno.

Importante.- Es necesario que entre asignaciones de recursos de tareas Condicionadas por el esfuerzo, y en las que se pretende que Ms Project reparta el trabajo o esfuerzo se pulse el botón Aceptar tras cada asignación, es decir 1ª asignación > Aceptar > 2ª asignación > Aceptar

De esta manera se consigue asignar a una tarea recursos de 2 turnos, repartiéndose el esfuerzo o trabajo estimado para su realización.

Nota.- Es posible que las opciones y características definidas anteriormente no produzcan el efecto esperado en proyectos creados con anterioridad, ya que muchas de esas funciones no se aplican con carácter retroactivo, por lo que en ocasiones el usuario tendrá que rescribir o volver a crear la información existente.

Saludos

02 abril 2012

Crear un filtro de códigos E.D.T. en Microsoft Project


Ignacio, ¿puedo hacer un filtro en Project para llamar una parte del EDT, pero que este sea el que me pida el dato?

Me refiero a que cada vez que llame al filtro me salga un mensaje: Introduzca el EDT, ahí coloco el número y me hace el filtro.

Te agradezco mucho.

Juan Carlos.

Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Juan Carlos:

por ejemplo si en la opción Filtros > Más filtros > Nuevo creas un filtro como el siguiente, te mostrará todas las tareas que empiecen por un código EDT de comienzo hasta otro excluido que introduzcas en la segunda pregunta, y cuyo resultado sería por ejemplo como el mostrado en la imagen superior.

Los datos a introducir en la creación del filtro Nuevo son los siguientes.


También puedes elegir si quieres mostrar las cabeceras a las que pertenece la selección marcando “Mostrar filas de resumen relacionadas”.

Te recomiendo marques "Visible en el menú" para que lo tengas a mano al pulsar sobre la lista desplegable de la Ficha Vista > Grupo Datos > Filtro > Lista …Personalizada, esto en Ms Project 2010, porque en versiones anteriores sería en Menú> Proyecto > Filtros.

Nota.- El código E.D.T. o código del Esquema de Desagregación del Trabajo es un valor que genera automáticamente Microsoft Project en función de la posición jerárquica de la tarea en el árbol del proyecto. Esta máscara o formato puede personalizarse incluyendo caracteres y símbolos fijos intermedios a través de la opción ficha Proyecto > grupo Propiedades > opción EDT > Definir código

Importante.- La opción que muestra y oculta el EDT está en la ficha Formato > grupo Mostrar u ocultar…Número de esquema. En versiones anteriores a Microsoft Project 2010 se encuentra en Menú > Herramientas > Opciones > ficha Vista … Mostrar número de esquema.

Un saludo.

29 marzo 2012

Control y seguimiento del coste del proyecto – Método del Valor acumulado (Earned value o Valor ganado)


Para el que le interese el tema del Earned Value o Valor Ganado le invito a leer este nuevo artículo que sobre todo me sirvió para desdramatizar el tema y llevarlo por la vía de la realidad con Microsoft Project, a partir de experimentar un poco sobre el. Para verlo pincha sobre el siguiente enlace:
Control y seguimiento del coste del proyecto – Método del Valor acumulado (Earned value o Valor ganado)

Un saludo

14 marzo 2012

Curvas S (II)


Estimado Ignacio,

quería ver la posibilidad de que me ayudara a crear una macro para sacar una curva S desde el MS Project 2010 a Excel, ya que dicho MsProject no cuenta con análisis temporal como la versión 2003. Cualquier comentario o sugerencia será bién recibida.

Saludos.

Ricardo Ortiz G.
Ingeniero Constructor
Chile

Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Ricardo,

aunque puedes mirar el artículo anterior relativo a Curvas S en este mismo foro de Ms Project, repasaremos de nuevo de manera más puntual si cabe, la forma manual de extraer los datos de Microsoft Project, para que a partir de ahí puedas obtener las Curvas S a través de los gráficos de Excel, siendo las más habituales las referidas a las Horas de trabajo de los recursos y al Costo.

Se adjunta una imagen de muestra que acabo de realizar incluyendo las dos representaciones (Trabajo y Costo).

Las premisas iniciales son las siguientes:


1. El proyecto debe de tener recursos asignados para obtener las curvas S de Trabajo.

2. Los recursos deben de incluir Tasa (precio/h), aunque también se puede obtener las curvas S del Costo sin utilizar recursos.

3. Se debe establecer una Línea de base o plan previsto.

4. El proyecto debe de estar actualizado en Comienzo real, Fin real (si terminó la tarea), Trabajo real (o % avance, siempre y cuando esté así configurado en las Opciones), Trabajo restante(revisión) y Costo real (si no se usan recursos, porque si no lo calcula Project automáticamente siempre y cuando esté así configurado en las Opciones), a una Fecha de estado o corte.

5. Se debe reprogramar todo el trabajo retrasado a partir de la Fecha de estado.

Comentario: Los datos programados de Trabajo y Costo hasta la Fecha de estado o corte, son los mismos  que el Trabajo real y el Costo real.

El procedimiento manual para extraer los datos en Microsoft Project:


1. La opción Mostrar tarea de resumen del proyecto debe estar seleccionada.

2. Elegir la vista Uso de tareas.

3. Seleccionar con el botón secundario del ratón encima de la fase temporal (panel derecho con cuadrícula) únicamente los campos Trabajo previsto, Trabajo, Costo previsto y Costo con la ayuda de la opción Estilos de detalle. Ordenarlos en la forma indicada.

4. Utilizar el Zoom+ y Zoom- para elegir los períodos de la escala temporal, y por lo tanto las cantidades de trabajo y coste que se mostrarán en las columnas (días, semanas, meses,..).

5. Copiar las 4 primeras filas correspondientes al resumen del proyecto después de arrastrar el ratón por la columna primera de la fase temporal (Detalles).

Y en Excel:


1. Pegar las 4 filas de Project.

2. Mediante la opción Reemplazar, eliminar en toda la hoja el símbolo de las horas (h o hr o hrs) que acompaña a las cifras de trabajo al sustituirlo por nada (en blanco).

3. Incluir debajo una fila de títulos de semanas o meses, escribiendo en la primera celda la primera semana o mes, y arrastrando horizontalmente hasta el final se genera automáticamente el resto de títulos (p.e. ene-12; feb-12; mar-12...).

4. Introducir la fórmulas correspondientes en Excel para calcular los acumulados en las filas siguientes al título.

5. Insertar los 2 gráficos de línea seleccionando los rangos correspondientes, con títulos de los períodos incluidos ayudándose con la tecla Ctrl si es necesario.

Nota.- La línea discontinua verde que se muestra en la imagen superior corresponde a la fecha de estado, actualización o corte y se ha dibujado manualmente en el gráfico.

Espero haberte ayudado.

Saludos,