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30 septiembre 2010

Información global de empresa en Project Server 2007



Hola,

Realice modificaciones en la plantilla global de la empresa en el apartado Herramientas Opciones, ahora cada vez que abro un proyecto del Project Server 2007 me dice que “El proyecto que está abriendo contiene o bien una vista o una tabla que tiene el mismo nombre que el elemento de la plantilla de la información global de la empresa” regresé la plantilla global de la empresa a como estaba originalmente y el mensaje sigue…

¿tienes alguna opción para revertir el impacto?

Saludos

América Méndez




Respuesta [Ignacio Martín]:


Hola América:

Lo primero es conocer los “entresijos” del Project Server respecto a las plantillas Global del Server y Global del usuario, porque las combinaciones que generan conflictos en relación a esto son inmensas y desconozco en detalle tu sistema y configuración, pero con algunas pistas igual te puedo ayudar.

Al instalar Project en una máquina de un usuario se genera un archivo denominado Global.mpt (Microsoft Project Template), que recoge la definición por defecto de las Tablas, Campos, Vistas, Filtros, Grupos, Informes, Calendarios, Formularios, Grupos, Macros, Barras de herramientas y Equivalencias de importación-exportación del Project. Las nuevas definiciones de cualquiera de estos entes que el usuario cree, o incluso las que trae por defecto y el usuario modifica mínimamente quedan archivadas únicamente en el proyecto activo (.mpp), salvo que se use una herramienta denominada Organizador que permite transferir entes entre un proyecto (.mpp) y la plantilla Global local (.mpt) y viceversa, lo que reemplazaría determinados diseños por otros si se llamaran igual.

Lo anterior se refiere fundamentalmente a un usuario trabajando sin conexión al Server.

Cuando el usuario entra a formar parte de las cuentas de dominio del Project Server hay que considerar un nuevo archivo Global denominado Plantilla Global de Empresa, que será la que prime sobre los usuarios de Project que trabajan bajo el dominio del Server y que se encuentra en el servidor. Es decir que las Tablas, Vistas, Calendario,…que se le propone al usuario son las que figuran en el Global de Empresa, lo que supone estandarizar la información de los usuarios del sistema.

¿Qué ocurre si un usuario modifica una tabla en su pc sin abrir la Plantilla Global de Empresa (requiere ser administrador) y publica o guarda el proyecto? Si está modificando algún ente que figura con el mismo nombre en la Plantilla Global de Empresa, Project le avisará que existe una y que la guarde con otro nombre como diseño local. En resumen, los diseños personales del usuario deberá guardarlos en su plantilla Global local de su pc y con un nombre que no coincida con alguno de los existentes en la plantilla Global de Empresa que está en el servidor.

Para facilitar la gestión del mantenimiento de los diseños (copias, eliminaciones, cambios de nombre, pasar de una plantilla a otra, de un proyecto a una plantilla, entre proyectos y entre plantillas), se recomienda utilizar la opción-herramienta Organizador, que está entre otros sitios en Menú/Herramientas/Organizador. Si el usuario es administrador, y además abre previamente la Plantilla Global de Empresa, podrá hacer una depuración y gestión incluso en relación a la Plantilla Global al abrir el Organizador.

Imp.- Hay que ser consciente del riesgo y atención que se requiere en este último caso, pues las consecuencias son extendidas a toda la organización. Una buena medida de seguridad , además de las habituales de backups y copias es transferir todos los entes (Tablas, Vistas, Campos personalizados, etc.) a un proyecto local que nos sirva de backup. Así mismo se recomienda el uso de plantillas en el servidor para la iniciación de nuevos proyectos, lo que minimizará aún más los problemas de incompatibilidad y otros conflictos en el entorno de la base de datos compartida.

Por último hay que tener en cuenta que en Project, como es lógico, muchas acciones no se realizan con carácter retroactivo, aunque pudiera parecerlo. Por ejemplo, si definimos en la Plantilla Global de Empresa que el símbolo de moneda es el $ y anteriormente era el €, esto no significa que todos los proyectos automáticamente sustituyan este símbolo en sus tablas y vistas, es más posiblemente se tendrán que abrir y volver a guardar-publicar cada uno de ellos. Es posible que en una situación como la anterior, con proyectos publicados en el servidor con unos parámetros de configuración distintos a los que actualmente albergue la Plantilla Global de Empresa, al abrir esos proyectos Project saque mensajes del tipo de que ya existen diseños en el servidor con ese nombre, dado que podría interpretarse como que hay algo en el diseño de la vista-tabla que aun llamándose igual tiene el diseño diferente, pongamos por ejemplo el símbolo de moneda en la columna Costo, o días en lugar de horas en la columna trabajo.

Un saludo

Reprogramación

disculpen pero soy nuevo en el foro y nuevo en el uso del Ms Project, amigos ¿cómo reprogramo un proyecto y que el plazo se siga manteniendo en el plazo original?, es decir tengo un proyecto a 3 meses que inicia en enero.. pero por lluvias las tareas se retrasaron semanas, ¿cómo reprogramo el proyecto y que siga manteniendo el plazo de 3 meses, aunque en el diagrama de gantt se vea que termina semanas después de la terminación original ???

Gustavo Castillo



Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Gustavo,

Si el proyecto se retrasa 3 semanas y se mantiene como fecha de comienzo del proyecto la original, al reprogramar, lo más probable es que tu proyecto se retrase (caso de que afecte a alguna tarea crítica -sin holgura-).

Hay al menos tres maneras de reprogramar el proyecto según el escenario,

1. RETRASAR LA FECHA DE COMIENZO DEL PROYECTO.
- Para proyectos sin comenzar
- Con todas las tareas vinculadas
- Sin delimitaciones de fechas que puedan generar conflicto

N.- Si se hizo redistribución de recursos por sobreasignación habrá que repetir la operación después de reprogramar.

--> En Menú/Proyecto/Información del proyecto...Escribir la nueva Fecha de comienzo y pulsar Aceptar

2. RETRASAR TODAS LAS TAREAS POR IGUAL
- Sin delimitaciones de fechas que puedan ser conflictivas (avisa el Project)
- Añadir a todas las tareas los días de retraso en días naturales

--> Insertar la columna "Retraso por redistr." en cualquier tabla de tareas y copiar la cifra de los días naturales de retraso en todas las que se desee retrasar

N.- Existía una macro en versiones anteriores de Project que hacía algo parecido y que ya no se adjunta al Project.

3. REPROGRAMAR EL TRABAJO RETRASADO
- Con todas las tareas vinculadas
- Se configura previamente Opciones de Project
- Se elige previamente la fecha de reprogramación o Fecha de estado
- Se eligen las tareas a reprogramar

--> Menú/Herramientas/Opciones/Programación...Dividir tareas en curso marcado.
--> Menú/Proyecto/Información del proyecto...Fecha de estado=escribir la fecha de reprogramación a partir de la cual se programarán los trabajos retrasados
-->Seleccionar las unidades de la tabla arrastrando por encima con el ratón en la primera columna Id(gris) o todo el proyecto en la esquina superior izquierda de la tabla
-->Menú/Herramientas/Seguimiento/Actualizar proyecto...Reprogramar trabajo restante para que empiece después de... (Proyecto completo o tareas seleccionadas) y Aceptar.

Espero que alguna de estas alternativas te sirva.

Un saludo,

08 septiembre 2010

Curva S

Saludos Cordiales,

utilizo project para llevar un control de las actividades y tiempos de los proyectos que realizo, pero necesito poder mostrar esos datos como una gráfica de Excel que se le llama "Curva S" quisiera saber si usted conoce el tema.

Atentamente,

Carlos Cotiy De Leon
Guatemala.



Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Carlos,

Las curvas S se llaman así porque frecuentemente la línea que describe su trayectoria está compuesta por diferentes formas de curva a lo largo del tiempo. Referido a gráficas de proyectos, en el eje horizontal se suele situar el tiempo y en el vertical cualquier valor acumulado y que habitualmente se refiere al coste o trabajo(horas de recursos). Menos frecuente es referirlo a días de duración de tareas o incluso unidades físicas producidas. También es interesante reemplazar los días completados o el trabajo completado por el porcentaje completado de la duración y el porcentaje completado del trabajo respectivamente. Es especialmente útil incluir en el mismo gráfico el plan actual junto a un plan previsto o línea de base para ver desviaciones.

Los requisitos para tener una gráfica–curva S del Coste acumulado de la programación, como es lógico, es haber valorado económicamente el proyecto a nivel de tareas, o también puede ser a un nivel superior de esquema como tareas de resumen o cabeceras. Este valor en Ms Project se puede introducir en el campo Costo fijo si queremos dar una cifra a partida alzada para la tarea o cabecera, siendo su reparto habitualmente lineal (prorrateado) en su duración, aunque también puede repercutirse al Inicio o al Fin de la tarea o cabecera (campo Prorrateo del costo fijo). Si además, o en lugar de, se están asignando Recursos a las tareas o cabeceras, es posible incluir la Tasa o precio/h de cada recurso, con lo que Project calculará el Costo (o costo total) de la tarea de la siguiente forma:

Costo total (de la tarea) = Costo fijo (de la tarea) + sumatorio por cada recurso asignado a la tarea: [(Trabajo recurso x Tasa recurso) + Costo por uso del recurso]

N.- El Costo por uso del recurso es poco habitual y de infrecuente aplicabilidad, y se define al igual que la Tasa para cada recurso en la vista Hoja de recursos.

De entre todas las posibilidades que conozco de obtener curvas S en Ms Project me quedo con la siguiente, que sin ser automática da más flexibilidad que el resto. Se trata de disponer a una fecha de revisión o estado de los datos programados y previstos del campo Costo a nivel de proyecto y con la periodificación deseada (por semanas, meses,…) y luego crear la gráfica en Excel.

Supongamos un proyecto con las siguientes tareas y recursos asignados que se muestra en la vista Diagrama de Gantt.



Las Tasas de los recursos, mostradas en la vista Hoja de recursos es la siguiente



Los costes generados por los recursos según la vista Uso de recursos es como sigue:



Los Costos fijos introducidos y los Costos totales (Fijo + Recursos) se han insertado en la tabla de la vista Diagrama de Gantt y queda como sigue:



N.- Para ver la tarea Resumen del proyecto en la fila superior marcamos Mostrar tarea resumen del proyecto en Menú/ Herramientas/ Opciones… ficha Vista.

Creamos un Plan previsto o línea de base copia de la programación actual antes de empezar a ejecutar el proyecto en Menú/ Herramientas/ Seguimiento/ Establecer línea de base.

Supongamos que hace un mes que empezó a ejecutarse el proyecto y la tarea Diseño comenzó en plazo pero duró una semana más, según muestran las dos fechas reales que aparecen en la tabla de Seguimiento, por lo que el proyecto actualmente se ha retrasado una semana respecto al plan previsto (barras rayadas)


Desde la Vista Uso de tareas seleccionamos los campos Costo y Costo previsto con el botón derecho del ratón encima de la zona amarilla de fase temporal. Utilizamos la opción Estilos de detalle para mostrar el Costo previsto, eliminando el resto de campos innecesarios para el diagrama. A continuación ampliamos o reducimos con el zoom la escala de tiempos, es decir los períodos que nos interesen, en este caso semanas y copiamos a Excel los valores de las dos primeras filas que se corresponden con el Costo actual y previsto del proyecto seleccionando las celdas con el ratón y Ctr+C.



Pegamos en Excel y calculamos con fórmulas los valores acumulados por semanas. Finalmente definimos un gráfico de líneas con las Curvas S del Coste acumulado previsto y actual por semanas como se muestra a continuación, y esto es todo.