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28 diciembre 2010

Asignación de costos a tareas con Project



Buenos días,

Estoy preparando una licitación y dentro del apartado de Plan de Obras me puntuaran la coherencia en la asignación de costos/tareas, estoy haciendo la planeación en Project 2003 y no se como puedo obtener estas vistas.

Gracias

Camila García Burbano


Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Camila:

Si te refieres a la distribución de los costos en el tiempo puedes preparar el siguiente informe. Otra cosa es justificar el precio de cada tarea (unidad) del Project, que no deja de ser un descompuesto a calcular mejor con otro software específico para eso (aplicaciones de mediciones y presupuestos).

1. Comprueba que tienes activada la opción Mostrar Tarea resumen del proyecto, en Menú/ Herramientas/ Opciones/ Vista
2. Inserta la columna Costo fijo y Costo en una tabla de tareas (Tabla Entrada del Diagrama Gantt por ejemplo, luego las puedes eliminar).
3. Valora en la columna Costo fijo el importe de la tarea o/y cabecera y observa los Costos de tu proyecto en la Columna Costo.

4. Ya puedes obtener un informe de inversiones valorado por meses por ejemplo, tanto a nivel de tareas, como de cabeceras y total del proyecto a través del Informe Flujo de Caja, en Menú/ Ver/ Informes/ Personalizados...Flujo de caja ..., eso sí modifícalo antes para elegir un período de Meses en vez de Semanas en el propio formulario que te aparece al seleccionar Modificar el informe.


5. Otra opción es cargar la vista Uso de Tareas, insertar en la tabla de la ventana izquierda la columna Costo y quitar las que no interesen. Por otro lado debes de insertar el campo Costo en la ventana derecha (Fase temporal amarilla) con el botón derecho del ratón, marcando Costo y desmarcando Trabajo. Finalmente aplica un zoom menos a la vista de manera que salgan períodos mensuales,...o lo que quieras.

Espero te sirva.

Un saludo

21 diciembre 2010

¿Cómo planificar las inversiones del proyecto con Microsoft Project y otras agrupaciones de costos?



Supongamos que queremos planificar y controlar las inversiones de un proyecto repartiéndolas linealmente (o personalizadamente) con Microsoft Project en el tiempo que dure todo el proyecto. Para ello imaginemos un proyecto como el siguiente.



Creamos una tarea auxiliar denominada “Lapso del proyecto” por ejemplo, que tendrá como duración la duración de todo el proyecto. Para ello Copiamos la celda Duración de la tarea “PROYECTO FABRICACIÓN” , que habremos insertado como cabecera previamente con la intención de englobar todas las tareas del proyecto (¡no sirve la denominada Tarea Resumen del Proyecto – Fila 0 – Menú/ Herramientas/ Opciones/ Vista/ Mostrar Tarea Resumen del Proyecto !”, y Pegado especial …Pegar vínculo/ Datos de texto y Aceptar.



A continuación creamos el recurso “Costo Inversiones” en la vista Hoja de recursos, con el Tipo Costo y el Grupo “Inversiones” por si en un futuro quisiéramos agrupar y totalizar todos los costos del proyecto por categoríaas.



Desde la vista Diagrama de Gantt asignamos el recurso Costo inversiones a la tarea Lapso fabricación con un importe de 12.000€



Finalmente vemos la agrupación de costos del proyecto y su distribución por categorías incluida la de Inversiones, considerando además que pueden ser personalizadas para cada período como muestra la imagen para las Inversiones (800€/día si lineal).

N.- Por supuesto se puede ir introduciendo el Costo real y Project muestra el Restante para cada asignación de costos.

Saludos

Ignacio Martín
MVP Project
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02 diciembre 2010

Project Server 2007

Buenas tardes

Primero quiero extenderle una felicitación por este blog, en verdad es muy bueno, para todos los interesados en la administración de proyectos (por lo que veo en cualquier nivel.)

Mi pregunta, y la razón por la que caí en este blog, es la siguiente.

En nuestra organización contamos con un servidor con Project Server 2007. Como administrador, cree un template en MS Office Project 2007. Posteriormente, me conecté al servidor con Project Server y guarde el archivo como plantilla, para que de esta forma todos Administradores de proyectos basen sus planes de trabajo en una misma plantilla. Hasta aquí funciona a la perfección, o por lo menos eso pensaba. El problema es que algunos administradores cuando se conectan al servidor y crean un nuevo proyecto, tomando como base la plantilla que subí e intentan abrir una vista, por ejemplo Gantt les muestra la hoja de recursos, si intentan abrir la hoja de recursos les muestra la de uso de recursos, eso pasa con casi todas las vistas de mi plantilla. Tres administradores tienen este problema, un compañero y yo las podemos ver sin ningún problema.

Como dato extra, cree tablas, campos y vistas personalizadas para la plantilla. En el organizador me muestra vistas que yo no cree.

Saludos y gracias de antemano.

Bruno Díaz Suárez



Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Bruno:

Como administrador del Server te recomiendo dos procedimientos a la hora de incluir un diseño personalizado (Vista, Tabla, Fórmula,..) en el servidor con la finalidad de compartirlo y estandarizarlo entre el equipo del proyecto.

El primero se corresponde a un escenario en el que el administrador quiere diseñar directamente desde su pc algo que inmediatamente se incorpore al conjunto de la organización, para lo cual debe trabajar con la Plantilla global de empresa abierta(!) en Menú> Herramientas> Opciones de empresa> Abrir la información global de empresa. Tras acabar con los cambios, guardas y sales del Project, para a continuación volver a entrar(!) y comprobar que se han recogido los cambios.

Es posible que si nombras a la Tabla, Vista, o lo que sea de la misma manera que un diseño existente, el programa te lo advierta y tengas que cambiar o borrar esos nombres desde el Organizador, date cuenta que puede entrar en conflicto los diseños locales que cada usuario tiene en su ordenador y que están residentes en la plantilla local Global.mpt con la Global.mpt de empresa que está en el servidor y que has modificado al abrirla. Por cierto, al resto de los usuarios les puede pasar una cosa parecida, me refiero a que pueden tener o hacer diseños que por su nombre repetido entren en conflicto con el del servidor, cosa que el Project normalmente avisa, para lo cual tendrán que cambiar el nombre a sus diseños desde su organizador abriendo su Plantilla local global.mpt, lógicamente la del server no les deja porque no son administradores, aunque no sea este el caso.

Igualmente, para que el resto de los usuarios vean los cambios hechos por el administrador, deben de salir del Project y volver a entrar. Por cierto en ocasiones encontré problemas con el buffer de memoria local generado en cada usuario, porque mantenía información antigua y no la renovaba como era de esperar, así que debes tener esto en cuenta y buscar la manera de borrar ese buffer residual para mayor seguridad en las pruebas, si no consigues los resultados esperados.

El segundo procedimiento se refiere a cuando cualquier usuario realiza una serie de diseños personalizados en su máquina de forma independiente, lo cual genera el archivo .mpp correspondiente. Si quisiéramos extender esto al resto de la organización, el administrador podría transferir esos diseños al servidor a través del Organizador, una vez cargado en memoria el mpp con los diseños, y por supuesto abriendo previamente la Plantilla global de empresa, es decir que en esa situación, se trataría de pasar los elementos Vistas, Tablas, etc. desde el archivo mpp del usuario a la Plantilla Global de empresa Global.mpt. Y como siempre guardar y salir para incluir los cambios...y ojito con los spool (buffers).

Finalmente decirte que me parece acertado que además de lo dicho anteriormente, y con posterioridad a ello, crees y utilices Plantillas de modelo de proyectos para la organización, porque de hecho hay parámetros de configuración que no se recogen en la plantilla global de empresa y que si pueden estar en esas otras específicas, al margen de otros datos correspondientes al alcance específico de cada tipo de proyecto

Espero te sirva y gracias por tu interés en este foro.