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24 junio 2011

Sobreasignación del Recurso Supervisor en Microsoft Project

Saludos, por favor necesito ayuda con la asignación de recursos, estoy realizando la asignación de recurso humano, el proyecto ya terminó por ejemplo en tres tareas y se terminaron en 8 horas, pero de esas tres o más bien en las tres estuvo la misma persona supervisando, y en cada una tenía ayudantes. Al asignar los porcentajes y obtener el informe de costos me toma como si las 8 horas hubiese trabajado esa persona y por lo tanto aparece una sobreasignación cuando no es así,  ¿cómo configuro eso?
Cindy M.
Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Cindy, en el siguiente video se explica como resolver es sobreasignación del supervisor


Si no se ve el video puedes intentarlo a través de este enlace:

http://www.youtube.com/watch?v=DhVBGmxd7A8&feature=player_detailpage#t=62s

Espero te resulte útil.
Un saludo.

16 junio 2011

Variación entre lo Planificado y lo Real en Microsoft Project

Ignacio,
Felicitaciones por tu blog ya que es un gran aporte a la comunidad.

Te pido me ayudes con un par de dudas:
Estoy llevando un proyecto con Ms Project, ya le ingresé los datos de duración, comienzo, fin y predecesoras (lo planificado), sin embargo mi interés es poder llevar también el registro del comienzo real y fin real así como la variación entre lo planificado y lo real.

Le agregue las dos columnas (comienzo real y fin real), pero, cuando ingreso las fechas reales el sistema lo que hace es cambiarme también los datos de las columnas (comienzo y fin) cuando mi interés es tener en pantalla las dos fechas para ver los retrasos.
¿Cuál sería la mejor forma para lograr esto?

Muchas gracias de antemano por tu ayuda.
Saludos
Lenin


Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Lenin
Durante el ciclo de vida del proyecto se manejan tres grupos de datos:
1.Programados o actuales 2. Reales o ejecutados 3. Previstos o Línea de base.

Los datos Programados en Microsoft Project son entre otros: Comienzo, Fin, Duración, Trabajo, Costo.
Los datos Reales son entre otros: Comienzo real, Fin real, Duración real, Trabajo real y Costo real.
Y los Previstos: Comienzo previsto (Comienzo de línea de base en Project 2010), Fin previsto (Fin línea de base en Project 2010), Duración prevista, trabajo previsto, Costo previsto.

Los datos Programados se mantienen vivos (actuales) durante todo el ciclo y los calcula el Project según los datos introducidos por el usuario al estimar las tareas. Cuando el proyecto empieza a ejecutarse, estos datos programados toman el valor de los datos reales introducidos manualmente.
Los datos Reales (Comienzo real, Fin real,…) se escriben manualmente en los campos correspondientes cuando las tareas se ejecutan y automáticamente reemplazan los valores que hubiera en los campos programados (Comienzo, Fin,…)

Los datos Previstos o de la Línea de Base se crean en cualquier momento como una copia de la Programación actual, reemplazando la existente o en una nueva Línea de Base n. Se suele crear antes de empezar la ejecución del proyecto a través de la opción Menú/ Herramientas/ Seguimiento/ Establecer Línea de Base o Menú/ Proyecto/ Programación/ Establecer Línea de Base en Project 2010.

Para observar las diferencias entre la Línea de Base y el Plan actualmente Programado se pueden insertar en cualquier tabla de tareas  las columnas: Variación de comienzo (Fecha de Comienzo), Variación de fin (Fecha de Fin), Variación de Duración. Incluso insertar un campo personalizado de Indicadores gráficos (semáforos) en función de esas variaciones, tal como se muestra en la imagen superior.

La Tabla Variación y la Vista Gantt de Seguimiento muestran datos Previstos y Actuales.
Un saludo.

14 junio 2011

¿Qué es lo que calcula la Asignación porcentual en Microsoft Project?


Estimado Ignacio : 
¿Qué es lo que calcula la Asignación porcentual?


Desde ya agradezco por su colaboración y lo felicito por su site.
Lic. Julio Obermeister


Respuesta [Ignacio Martín]:


Hola Julio,
La Asignación porcentual es un campo que como ya conoces podemos mostrar en la fase temporal de la vista Uso de tareas o Uso de recursos, seleccionando con el botón derecho del ratón sobre esa ventana y eligiéndolo en la opción Estilos de detalle/ Ficha Detalles de uso/ Mostrar…Mostrar estos campos. ¡No hay que confundirlo con el campo Unidades de recurso asignadas, aunque ambos estén en %!


La Asignación porcentual es el % de horas de trabajo programadas del recurso en relación a la capacidad máxima del recurso.


Así por ejemplo, si tenemos 2 recursos Instaladores en el proyecto, porque así se ha dicho en la vista Hoja de recursos, y asignamos un solo recurso a la tarea Instalación, la Asignación porcentual es del 50% para este caso, aunque las Unidades de recurso asignadas sea 1 o también 100% si hemos elegido este formato en lugar del decimal en Opciones.




Un saludo

08 junio 2011

Determinar las horas hombre utilizadas para una actividad con Microsoft Project


Buen día:

Soy nuevo en el manejo del Project, y últimamente he venido trabajándolo, tengo la siguiente duda, ¿es posible que Project me arroje o me calcule la cantidad de horas hombre utilizadas en una actividad? por ejemplo que diariamente se trabaje con una intensidad horaria 9 horas y que esa actividad la realice solo una persona y también para el caso que esa misma actividad la realicen varias personas. Muy Agradecido por su colaboración. Cordialmente Juan Lopez

Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Juan,


Desde la vista Uso de tareas: Menú/ Ver/ Vista/ Uso de tareas puedes ver cada tarea con los recursos asignados, el total de horas por recursos y su distribución en el tiempo en la fase temporal que es la zona cuadriculada de la derecha.


También puedes dividir la pantalla en la vista Diagrama de Gantt por ejemplo, con Menú/ Ventana/ Dividir, o en Vista/ Vista en dos paneles/ Detalles para la versión 2010 de Project y el Formulario inferior Recurso/Predecesora mostrará las asignaciones de la tarea seleccionada en la ventana superior.

Para que un recurso trabaje 9h/día se lo debes de indicar en su Calendario a través de Menú/ Herramientas/ Cambiar Calendario laboral, o doble clic sobre el recursos y buscar su Calendario.


En ese Calendario debes de especificar un horario que suponga 9h/día. Si en tu proyecto se trabaja 9h/día por defecto, entonces bastará que se lo digas en el Calendario del Proyecto (Estándar normalmente), considerando también que cuando estimas duraciones de tareas 1 día=9h y eso se lo dices en Menú/ Herramientas/ opciones o Archivo/ Opciones en la versión Project 2010. Te recomiendo consultes la entrada en este mismo Blog Foro de Project 5 pasos para evitar sorpresas en el cálculo de fechas con Microsoft Project

Espero te sirva

02 junio 2011

Macro para pasar datos de tablas de Tareas a vista Uso de recursos en Microsoft Project


Hola, mis consultas son las siguientes:


1)     A cada tarea le asigno un campo personalizado con un valor. Además cada una de esas tareas posee recursos asignados. En la Tabla "Uso de Recursos" puedo observar cada uso de recurso pero me interesaría que mostrara también al lado de cada tarea el campo con el valor que ingresé en la tabla Diagrama de Ganttt". ¿Cómo puedo hacer para que se vean estos valores en la Tabla "Uso de Recursos"?


2)     En la tabla "Uso de Recursos", me muestra cada uno de los recursos con sus tareas a cumplir. ¿Puedo además que al lado de cada tarea me muestre los demás recursos que cada una de esas tareas necesita?

Desde ya muchas gracias.
Saludos
Andrés Mozzatti

Respuesta [Ignacio Martín]:


Hola Andrés.
 
Actualmente no es posible incluir campos de tablas de tareas (vista Diagrama de Gantt por ejemplo) en tablas de asignaciones (vista Uso de Recursos). Y en relación a esto hay que entender que un campo personalizado de tareas como por ejemplo Texto1 es distinto al campo personalizado Texto1 de la vista Uso de recursos.
 
No obstante adjunto a continuación una Macro(programita) que puedes ejecutar en tus proyectos para pasar los campos Texto24 y Recursos asignados, del Gantt a Uso de Recursos como solicitas. Igual que Texto24, puede ser cualquier otro campo que deberás sustituir en la macro.
 
En breve publicaré una entrada en este blog que explica cómo crear y asociar un botón en la barra de herramientas para ejecutar una macro. De momento puedes copiar y pegar el contenido de la maco de más abajo.
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Sub Macro_pasar_datos_tareas_a_sus_asignaciones()
' Macro para pasar datos de tareas a sus asignaciones de la tabla Uso de recursos
' Macro creada el 25/05/11 por cortesía de Ignacio Martin - ignacio.mvp@microsoftproject.es
' En este ejemplo se ha supuesto como campo personalizado de tarea el Texto24 (Text24)
' El campo de tarea Texto24 (Text24) se pasará al campo de asignación Texto24( Text24)
' Además se pasará el campo de los Recursos asignados a la tarea (ResourceNames) al campo de asignación Texto25 (Text25)
' Nota.- Se deberá ejecutar la macro cada vez que se desee actualizar los datos, recomendable poner un botón en la barra de herramientas
' Nota.- No es necesario tener activa la vista Uso de recursos al ejecutar la macro
  On Error GoTo ErrorMacro
      Dim recur_n, asig_n, ultimorecur, ultimaasig, IDtarea As Integer
        Dim campoper, recsasig As String
        ultimorecur = ActiveProject.Resources.Count
        For recur_n = 1 To ultimorecur
        ultimaasig = ActiveProject.Resources.UniqueID(recur_n).Assignments.Count
            For asig_n = 1 To ultimaasig
                        IDtarea = ActiveProject.Resources.UniqueID(recur_n).Assignments(asig_n).TaskUniqueID
                        ' Cambia aqui el campo personalizado de tareas (Text24) por el que corresponda en tu tabla de tareas
                        campoper = ActiveProject.Tasks.UniqueID(IDtarea).Text24
                        recsasig = ActiveProject.Tasks.UniqueID(IDtarea).ResourceNames
                        ' Cambiar si se desea los campos a los que van  a parar los datos de la tabla de asignaciones (Texto24 y Texto25) de Uso de recursos                              
                      ActiveProject.Resources.UniqueID(recur_n).Assignments(asig_n).Text24 = campoper
                        ActiveProject.Resources.UniqueID(recur_n).Assignments(asig_n).Text25 = recsasig
                       Next asig_n
            Next recur_n
        Exit Sub
           ErrorMacro:
      Resume Next
            End Sub
-------------------------------------
* Corrección incluida recientemente
Espero sea de utilidad.