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23 septiembre 2011

Modificación automática del campo Duración en Microsoft Project


Buenos días,

habitualmente en los concursos de obra piden justificar las duraciones de las actividades a partir de los rendimientos de los equipos, además aplicamos otros coeficientes penalizadores o de seguridad por inclemencias meteorológicas, por dificultades especiales o simplemente como márgenes de seguridad.

Habitualmente opto por realizar los cálculos en un Excel y luego esas duraciones copiarlas en el Gantt, presentando los 2 archivos o formatos. He estado intentando unificarlo a base de insertar columnas con campos personalizados, y aunque llego a una columna que me calcula la duración, no se cómo hacer que el diagrama tome ese valor, ya que desconozco cómo modificar la fórmula o el campo de duración que tiene el proyect por defecto, por lo que al final tengo que copiar la columna que me calcula en la columna de duraciones, por lo que no resuelvo nada.

¿Se puede modificar el valor que toma Project de duración a través de una fórmula?

Gracias

Elva

Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Elva,

lo siento pero la respuesta es no.

Los campos calculados por Project no se pueden definir por el usuario mediante fórmula. En el caso de la Duración, también es un campo que recalcula Project, pero se permite su edición manual. Aprovechando esta opción se podría crear una macro (programita) que pasara los valores al campo Duración, pero en principio se debería de pulsar el botón de esa macro cada vez que se hiciera un cambio de los datos iniciales del usuario.

Otra forma más sencilla pero frágil y delicada es hacer una Copia de los valores y luego un Pegado especial con vínculo. Esto que aparentemente es muy útil, requiere mucha atención del usuario, pues si insertamos, eliminamos o borramos una tarea o una celda con vínculo, se desvincula el resto de las tareas y hay que volver a pegar todas otra vez (?) al menos en la versión 2010. También hay que evitar el pegado en las tareas de resumen, ocultándolas temporalmente por ejemplo cuando se vaya a pegar. Finalmente, también hay que considerar que posterior al pegado, el valor que prevalecerá en el campo, Duración por ejemplo, será el que recalcule Project si incluimos algún cambio en los valores de la tarea propios de Project, como por ejemplo aumentar el número de recursos en una tarea condicionada por el esfuerzo.

Nota.- La fórmula empleada en el ejemplo de la imagen superior, que incluye un redondeo para el campo Númer4 (Días estimados) es la siguiente:  Round(([Número1]/[Número2])*[Número3])

Nota.- El pegado especial con vínculo (vínculo dinámico OLE) es una opción común entre todos los programas de Microsoft Office

Un saludo

20 septiembre 2011

¿Por qué aparecen decimales en las duraciones de Microsoft Project?


¿ Por qué aparecen fracciones de días, ejemplo( 6,35 días ) en el resumen de tarea principal a pesar que asigno días completos, ejemplo ( 2 días ) a las sub-tareas ?

Gracias.

Manuel Ramírez

Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Manuel

Puede haber múltiples razones.

- Puede ser por un enlace con posposición, por ejemplo Comienzo a Comienzo entre la Tarea A y la Tarea B con una posposición del 50% y claro si en este caso la predecesora tiene una duración en días impar quizás puede generar decimales a su tarea de resumen si es que existe y no hay más subtareas en ese subgrupo. Ver ejemplo en la imagen superior.

- También puede ser directamente porque alguna tarea no comience o finalice a la misma hora de comienzo o fin de la jornada que tiene el calendario del proyecto.

- Project calcula la duración en días de una tarea como el número de horas existentes entre dos fechas (Comienzo y Fin) contado en el calendario del proyecto (ó de la tarea si existiera) y dividido por el número de Horas por día definido en las Opciones. Por ejemplo, si el calendario del proyecto tiene definida una jornada de L a V de 9h a 19h con dos horas de parada (8h/d), siendo las 9h la hora de comienzo del proyecto y de la Tarea C, estando esta última estimada en 6d de duración y  por  alguna razón comenzando a las 13h, la duración en la tarea resumen del proyecto del ejemplo de la imagen superior aparece como 6,5d, ya que empezó a la mitad del primer día y acabará el séptimo día también a la mitad, para completar sus 6d.

Puedes comprobar las fechas y horas de comienzo y fin de tus tareas cambiando el formato a dd/mm/aa hh:mm en Opciones.

También puedes mirar el artículo de este foro 5 pasos para evitar sorpresas

P.D.- Si el usuario modifica la opción Horas por día en Archivo > Opciones > Programación, después de haber introducido la Duración de las tareas, es habitual que ocasione por parte de Project la aparición de decimales y la modificación automática de las duraciones, debido al ajuste que se requiere ante ese nuevo parámetro. Así por ejemplo si inicialmente se estima una tarea de 1 día de duración con 8 horas por día, al cambiar en Opciones a 9 horas por día la Duración pasa a ser de 0,89 días (8h/9h.p.d).

Importante: Introduzca las Duraciones de las tareas después de configurar la jornada en el Calendario laboral (Proyecto > Propiedades > Cambiar tiempo de trabajo) y las Opciones de calendario (Archivo > Opciones > Programación). Si introdujo las Duraciones antes de configurar y se muestran distintas a como las escribió, vuelva a introducir las. Duraciones. Asegúrese de que todas las tareas de resumen están en modo Programación automática (insertar columna Modo tarea).

Un saludo

13 septiembre 2011

Número de esquema y Tareas de resumen en Microsoft Project 2010


Hola, cuando buscas algunas opciones de Project 2007 en Project 2010 no siempre es fácil encontrarlas, y a menudo el usuario cree que se han descartado. Las interesantes opciones "Número de esquema", "Mostrar tareas de resumen" y "Mostrar tarea resumen del proyecto" se encuentran en la cinta de opciones: Ficha Formato / Grupo Mostrar u ocultar tal como se indica en la imagen superior.

Me cuesta trabajar en Project sin tener marcada la opción "Mostrar tarea resumen del proyecto", esta es la forma de tener siempre a la vista los datos fundamentales del proyecto, Comienzo, Fin, Duración, Costo,... y ver como va cambiando al modificarse los datos de cualquier tarea. Para algunos usuarios que desconocían su existencia ya no tendrán que crear esa supertarea resumen al comienzo del proyecto para ver estos resultados, ni ir a las engorrosas Estadísticas que figuran en la ficha de Información del proyecto.

Finalmente, utilizo el truco de desactivar momentáneamente las Tareas de resumen cuando quiero llevarme a Excel por ejemplo datos de tareas y no de cabeceras con Copiar y Pegar, esto me facilita operaciones como totalizaciones.

Un saludo

03 septiembre 2011

Análisis del Valor Acumulado (VA) o Valor Ganado (VG) o Earned Value (EV) con Microsoft Project


El análisis del valor acumulado es un método para medir el rendimiento del proyecto.
En este artículo se incluye un ejemplo sencillo que espero ayude a interpretar el conjunto de campos incluidos en Microsoft Project sobre este método. Además se muestra en paralelo el proceso de cálculo llevado a una hoja Excel, junto a una gráfica de Curvas S de las 3 variables principales. Para completar la ficha Resumen de usuario que se adjunta, he incluido los acrónimos o abreviaturas más comunes y su equivalencia en inglés. Te animo a que calcules los diferentes campos y compruebes los resultados del fichero resuelto de Project que incluye además una Tabla personalizada denominada Valor Acumulado – VA con todos los campos ordenados del VA, puedes descargarla más abajo junto al de Excel. El caso de ejemplo es el siguiente,

Línea de Base o Planificación inicial:
1.       La Tarea A se estima en 5 días seguidos de duración, de Lunes a Viernes, considerando el día de 8h de trabajo.

2.       Se asigna Juan a la Tarea A con una dedicación de 8h/día (100%). La tasa de Juan es de 20€/h.

La realidad de lo que pasó hasta el Jueves incluido fue la siguiente:
3.       Juan trabajó 8h el Lunes pero no pudo asistir el Martes y el Miércoles por estar enfermo, incorporándose el  Jueves con normalidad.

4.       El trabajo de 8h  del miércoles lo realizó Rosa, cuya Tasa es de 25€/h


 Descargas:
                FichaValor Acumulado  - Earned Value png

               LibroInforme Valor Acumulado  xls

               Diagrama Curvas Sdel Valor Acumulado jpg

               Proyecto EjemploValor Acumulado – VA mpp


El análisis del Valor Acumulado (VA) o Valor Ganado o  Earned Value (EV)
Indica la cantidad del presupuesto que debería haberse gastado, teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado (trabajo real) hasta el momento (fecha de estado)  y el costo previsto de las tareas cuyo origen como es sabido puede provenir de:  un costo fijo y una asignación de recursos en base a su precio hora o unidad material.

N.- Ms Project no considera en el cálculo del Valor Acumulado los costes de asignación de recursos del tipo coste.

El análisis del valor acumulado  se centra en tres valores principales:
 
-          El costo presupuestado de las tareas individuales tal y como se programan en el plan del proyecto, en función de los costos de los recursos tipo trabajo o materiales asignados, más cualquier costo fijo asociado con las tareas. Esto se denomina Costo Presupuestado del Trabajo Programado (CPTP) también llamado Valor Programado (VP). El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida. Los valores de costos presupuestados se almacenan en los campos de líneas de base o, si ha guardado varias líneas de base, en los campos Línea de base 1 hasta Línea de base 10, aunque los cálculos de Project se hacen con los valores de la Línea de Base principal.
-          El costo real incurrido para completar todas o parte de las tareas, hasta la fecha de estado. Se trata del Costo Real del Trabajo Realizado (CRTR) también denominado AC del inglés Actual Cost. Por regla general, Microsoft Project establece una correlación entre los costos reales y el trabajo real.
-          El valor del trabajo realizado hasta la fecha de estado, expresado en términos monetarios. Realmente es el Valor Acumulado  o VA del trabajo realizado y se denomina Costo Presupuestado del Trabajo Realizado (CPTR), hay quien lo denomina Valor Ganado, Valor Alcanzado, Valor Satisfecho o Earned Value (EV). Este valor se calcula para cada tarea, pero se analiza en un nivel agregado (normalmente en el nivel de proyecto).
El análisis del valor acumulado siempre es específico de la fecha de estado elegida, que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual.

El método ayuda a tener una idea a nivel de proyecto de: I) el trabajo o esfuerzo realizado en relación al que se debería llevar a una fecha de estado II) el coste real gastado y su comparación con el que se debería llevar para los trabajos realizados  y III) se podría extrapolar de forma aproximada el coste del proyecto a su finalización (CEF) en base a lo ejecutado
Existen 3 tablas en Microsoft Project relacionadas con el Valor Acumulado que se pueden consultar a través del Menú / Vista/ Datos/ Tablas/ Más tablas y son:
-          Valor acumulado
-          Indicadores de costo del valor acumulado
-          Indicadores de programación del valor acumulado
Aunque en el archivo adjunto : Proyecto Ejemplo Valor Acumulado – VA.mpp figura la  tabla personalizada de tareas denominada “Valor Acumulado – VA que incluye ¡todos los campos anteriores en un solo cuadro!
Resumiendo, el planificador debe tener claro algunas premisas en relación al análisis VA con Microsoft Project, como se describe a continuación:
-          La estimación inicial del trabajo para la realización de cada tarea se considera invariable durante el ciclo de vida del proyecto.
-          Si la estimación inicial del trabajo varía, se debe establecer una nueva Línea de Base o plan previsto para recoger dichos valores.
-          Igualmente ocurriría con la aparición de cambios de tasa de recurso, costo por uso de recurso y costo fijo de tarea, o cualquier otro costo,  que afecten al trabajo restante, es decir posterior a la fecha de estado. Especial influencia tendrían sobre los indicadores  CPF (Costo Previsto al Final o Coste Previsto Total), IRPC (Índice de Rendimiento para Completar), CEF (Costo Estimado a la Finalización) y VAF (Variación al Finalizar).

-           El método VA en Project requiere asignar a las tareas al menos un recurso trabajo o/y material o/y un costo fijo.


-          El recurso del tipo costo se ignora en el cálculo VA de Project y no se refleja en los valores CPTP, CPTR y CRTR...aunque sí en el Costo total de la tarea de la asignación.

-         Evidentemente hay que crear la Línea de base antes de introducir los datos de seguimiento.

-         Si se asigna costo fijo a la tarea hay que esperar a su finalización (100% completada) para poder introducir un costo real distinto al calculado (costo fijo total al finalizar)

-         Si se quiere dar el avance a la fecha de estado en base a la producción física, y que Project calcule el CPTR en lugar de por las horas de trabajo %completado, hay que introducirlo en el campo % físico completado a insertar en la tabla si no estuviera.

-            Para que Project active el cálculo de CPTR con el %físico completado en lugar de con %completado hay que habilitar en Archivo/Opciones/Avanzado...Método predeterminado del valor acumulado de tarea. Esto afectará a las nuevas tareas, pero a las que ya estuvieran creadas no las afectará y se debe cambiar también en la Ficha avanzado de información de la tarea.
Y esto es todo por ahora en cuanto al análisis del Valor Acumulado con Microsoft Project 
Un saludo