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22 diciembre 2011

Tareas de Resumen personalizadas

Saludos Cordiales desde Tabasco, México

Estimado Ignacio, primero que nada permítame felicitarlo por su foro que es de gran ayuda para mucha gente.


Tengo una duda acerca de las vistas en MS-Project


Tengo una tarea de resumen a la cual quisiera que en una vista personalizada mostrara todas las subtareas a excepción de la última tarea “Puesta en Operación Pronóstico” y que la Barra de Resumen se recortara a la duración de la tarea “Puesta en Operación” que termina el 23 de Octubre 2012.


He intentado creando un filtro personalizado con el criterio “No Contiene” “Puesta en Operación Pronóstico”; pero lo único que consigo es desaparecer la tarea ya mencionada, pero la Barra de Resumen permanece igual como si terminara el 8 de Abril del 2013 en vez de que se recortara al 23 de Octubre 2012.


Mi pregunta es


¿Es posible realizar este procedimiento?


Le agradecería mucho su ayuda


SALUDOS CORDIALES


Rubén


Respuesta [Ignacio Martín]:
 Hola Rubén,


sin duda la pregunta trae su dosis picante. Supongo que se pueden encontrar múltiples formas para dar respuesta, desde luego ninguna directa que se te haya pasado, creo que hay que echarle imaginación y a ver que tal. A continuación te describo una que se me ocurre. Si hay detalles que desconoces pregúntamelo.



1. Utiliza el campo Marcadas (Si/No) para cambiar a Si aquellas tareas que quieres excluir de la Barra Resumen Personalizada.

2. Crea una fórmula para el campo personalizado Fecha1(por ejemplo) que sea igual al campo Fin salvo las Marcadas = Si, que las igualas a 01/01/01(por ejemplo), es decir copia esta fórmula:

IIf([Marcadas];"01/01/01";[Fin])

3. Al editar la fórmula elige Resumen y Máxima en el apartado Cálculo de las filas de resumen

4. Diseña una vista en la que la Tarea Resumen incluya en el campo Hasta la Fecha1 a través de Menú/ Formato/ Estilos de barra

5. Finalmente incluye un Filtro personalizado en la Vista que sólo muestre las Tareas No Marcadas, si es que quieres ocultarlas.


Nota.- En la imagen anterior de ejemplo se aprecia como la tarea resumen no considera todas las subtareas para representar su duración.


Espero te sirva.


Un saludo

14 diciembre 2011

Fechas no calendarizadas en Microsoft Project


Muy buenos Días.

Estoy participando en una licitación, me exigen que la programación de obra en Ms Project contenga la información en días de proyecto (Ej: Inicio: dia 1, final: dia 5, etc) y no en fechas calendarizadas (ejemplo: Inicio: 5/octubre 2008, Fin: 20/octubre/2008), toda la información debe estar de esta forma las fechas de comienzo de la actividad, fin de la actividad, margen de demora total, margen de demora parcial, etc.


He intentado de varias formas y no lo he podido hacer, por favor necesito que me ayuden con esto ¿es posible hacer esto en Project?


¡Agradezco su colaboración!


Muhamar Ospino Varela


Ing. Civil

Respuesta [Ignacio Martín]:
Hola Muhamar,

ese formato de fecha que te exigen en la licitación no existe como opción directa en Microsoft Project.

No obstante, te sugiero por ejemplo programar tu proyecto normalmente, e incluir dos columnas personalizadas de Comienzo y Fin, las cuales, a través de una fórmula te podrán mostrar el día del proyecto, tal como aparece en la imagen superior.

Para ello, primeramente crea un calendario denominado “Todos los días laborables” con el mismo número de horas laborables que el que uses para el proyecto, normalmente es de 8 horas por día pero has de añadir al nuevo calendario el sábado y domingo como días laborables con ese mismo número de horas.

Las fórmulas a introducir que puedes copiar y pegar en el campo personalizados de Microsoft Project Texto1 y Texto2 serían respectivamente las siguientes:

"día " & ProjDateDiff([Comienzo del proyecto];[Comienzo];"Todos los días laborables")/480


"día " & ProjDateDiff([Comienzo del proyecto];[Fin];"Todos los días laborables")/480


Nota.- Aplica las fórmulas también a las tareas de resumen marcando la opción correspondiente al introducirlas en el formulario de personalización de campos.


Posteriormente cambia el título a las columnas Texto1 y Texto2 con Comienzo y Fin por ejemplo (doble clic sobre la cabecera del título de la columna…), luego puedes eliminar de la vista las columnas anteriores de Comienzo y Fin con formato de fecha.

El margen de demora total y parcial (¿Demora permisible?) no requiere conversión de formatos de fecha ya que son valores de días de duración.

Si quisieras mostrar en días del proyecto las fechas máximas y mínimas para las tareas con holgura y que aparecen por ejemplo en la tabla Programación, también debes de insertar campos personalizados y aplicar fórmulas, y serían las siguientes:


Texto3=Comienzo anticipado=


"día " & ProjDateDiff([Comienzo del proyecto];[Comienzo anticipado];"Todos los días laborables")/480

Texto4=Fin anticipado=


"día " & ProjDateDiff([Comienzo del proyecto];[Fin anticipado];"Todos los días laborables")/480

Texto5=Límite de comienzo=


"día " & ProjDateDiff([Comienzo del proyecto];[Límite de comienzo];"Todos los días laborables")/480


Texto6=Límite de fin=


"día " & ProjDateDiff([Comienzo del proyecto];[Límite de finalización];"Todos los días laborables")/480


Por último, comentarte que también puedes poner el formato de fechas de días en la escala temporal del diagrama de Gantt (zona superior). Para ello haz un doble clic sobre ella y edita la escala utilizando los formatos de fecha D1, D2, D3… o 1,2,3,4…(desde el comienzo del proyecto) en las diferentes fichas de Nivel que se muestran.


Espero te sirva,

Un saludo

10 diciembre 2011

Presupuesto con Mediciones en Microsoft Project


Estimado sr.

Un saludo cordial desde la ciudad de Santiago de Chile.
Le consulto por : ¿cómo se ingresaría un presupuesto ya confeccionado al Ms Project?, como por ejemplo el que le adjunto en formato Excel.

Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Heriberto:

Microsoft Project no incluye tratamiento (campos predefinidos) para el concepto Cantidad, Ud Medición y Precio unitario de la Medición, aunque pueden incluirse columnas para mostar en la tabla de tareas de campos personalizables libres para el usuario como Número1 (para Cantidad) , Texto1 (para Unidad) y Costo1 (para Precio unitario) por ejemplo.

El campo que recomiendo para introducir el importe total a nivel de la tarea es el denominado Costo fijo. El valor de este campo puede ser repartido de tres formas a elegir una: al inicio de la tarea, al final, o prorrateado (por defecto y el más común). Esta elección se hace a través del campo Acumulación de costos fijos. Finalmente el campo Costo nos muestra de nuevo los importes introducidos en el Costo fijo de cada tarea y suma en las Tareas de resumen los valores de las subtareas. El campo Costo fijo no totaliza en las tareas de resumen, pero en cambio nos da la posibilidad de introducir un valor en la propia tarea de cabecera o resumen, independiente de las subtareas.

Aunque se podría incluir una fórmula que calculara el Costo(Costo2) = Número1(Cantidad) x Costo1(Precio unitario) tal como se muestra en la imagen anterior, lamentablemente no es posible pasar de forma automática el valor de este campo, ni de ningún otro a un campo denominado calculado por Project, únicamente se puede hacer un copiado y pegado de la columna, incluso pegado especial con vínculo dinámico, pero esta última opción no la considero recomendable por no ser una solución segura.

La tabla Costo ya trae consigo la mayoría de los campos comentados anteriormente, y en cualquier caso siempre se puede insertar columnas en la tabla con los campos que desee el usuario, a través del botón secundario del ratón sobre el título gris de la columna contigua, similar a la operativa de Excel.

Para ver el importe total del Costo del proyecto se recomienda activar la opción de Mostrar la tarea resumen del proyecto.

Nota.- Hay que tener en cuenta que en Microsoft Project el Costo es la suma de Costo fijo + Costo de recursos (horas ó uds materiales x Tasa(precio hora ó ud material) + Costo por uso del recurso. Es decir que en el caso del presupuesto de la obra de ejemplo se está considerando que no hay recursos asignados a tareas o si los hubiera su Tasa debe de ser 0.


Saludos