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04 febrero 2011

DUDAS PROJECT


Buenos días Ignacio y antes de nada gracias por tu ayuda a todos los que estamos perdidos con el Project. Paso a contarte mi duda.

Estoy empezando a manejar Project y me surgen diversas dudas.


He introducido las tareas y los recursos a partir de los datos que consigo del programa de presupuesto y mediciones. Mi primera duda es , donde se le asignan las cantidades de cada partida o esto es innecesario. Me refiero por ejemplo si tengo una unidad que se llama Limpieza de cunetas y que tiene como recuros un peón y una motonivelado, el programa de presupuestos estima pongamos 0.05 h. para cada metro lineal y la medición de esta partida serían 500 ml., entonces me pregunto, hay alguna manera de que en Project figuren esos 500 ml. Por otro lado me gustaría saber si es posible que el Project me indique los rendimientos por unidad de cada recurso, para así poder ir controlando según aumente o disminuya la duración de la tarea.


Por otro lado, una vez intoducidos los valores de rendimiento y costo de cada recurso según los datos del programa de presupuestos, Porject em calcula la duración si lo tengo en autoprogramar, el tema es que una vez realizado esto y según mi experiencia la unidad de obra se pordría hacer en menos tiempo, entonces cual es la manera para que yo le pueda decir que en vez de 10 días le lleva 7 t me cambie lógicamente los rendimientos de cada recurso. Y ya dentro de este tema, si uno de los recursos es un material como hago para que que al disminuir la duración no me reduzca el número de unidades de este material.


Por último y la más importante, al introducir dentro de la tarea las unidades de cada recurso me surge una duda. Que es mejor poner el número de unidades que necesito para una unidad de la tarea o para el projecto completo, es decir poner por ejemplo el rendimiento de una pala para excavacion de un m3 o el total para los 300 m3 que tiene mi obra.


En fin después de esto rollo espero puedas darme alguna pista porque tengo que entregar unalicitación la semana que viene y es mi primer trabajo así que me gustaría no defraudar a mis jefes.


Un saludo y gracias de antemano.
 
Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Javier,

me parece muy interesante lo que planteas, desde mi punto de vista hay mucho desacierto al respecto, y efectivamente la elección apropiada del E.D.T. o Esquema de Desagregación de Trabajos (el alcance) en la fase inicial de la planificación es lo más importante, fundamentalmente porque rediseñar el E.D.T.una vez avanzada la programación es más laborioso que cualquiera de los otros aspectos. Podríamos decir que si el E.D.T. no está bien enfocado ya vamos mal para el resto, o sea que más nos vale dedicarle el tiempo que sea necesario, sino enseguida aparecerán los primeros problemas: dificultad para estimar-cuantificar los trabajos, dificultad para definir las relaciones de precedencia, problemas para asignar recursos claramente identificados, e incluso penalización de tiempo-retrasos involuntarios al limitar la optimización de los enlaces por no haber desagregado adecuadamente algunas tareas, es increíble pero ocurre frecuentemente. Es decir “el mero hecho de la forma de definir el E.D.T. puede tener consecuencias de adelanto o retraso en la duración calculada del proyecto”. Gran parte de lo que planteas se puede responder en base a tener claro determinados principios y metodologías de la gestión de proyectos, más que por conocimiento profundo del Project. Como este tema da mucho de sí intentaré resumir mi experiencia a continuación en una relación de recomendaciones, aunque esa experiencia me halla llevado a enfrentarme a muchos tópicos que deambulan por ahí.

1. El E.D.T. debe incluir todos los trabajos del proyecto (más o menos agrupados).

2. El éxito en la gestión del proyecto (plazo, calidad, coste,...) se basa fundamentalmente en la optimización de la gestión de recursos.

3. Para gestionar óptimamente los recursos se requiere una programación y control de su trabajo lo más cuantificado posible.

4. El E.D.P. Esquema de Desagregación del Proyecto de los software de mediciones y presupuestos están orientados a facilitar la obtención del cálculo de costes y no al control de los trabajos de los recursos, por lo que aporta poca ayuda en la construcción del E.D.T., en muchas ocasiones desagregamos también por zonas, tramos, áreas, estructuras, bloques, portales, viviendas, etc. o incluso fases.

5. Salvo que seas el encargado de los recursos de una subcontrata y no el jefe del proyecto, recomiendo asignar un solo perfil de recurso por tarea-trabajo, para no morir en el empeño, por ejemplo:

Tarea: Limpieza de cunetas (configurada como Tipo=Unidades fijas y Condicionada por esfuerzo=marcado)

Recurso asignado: Eq. limpieza cunetas (1 inicialmente, cuantos menos equipos mejor, ya se verá al final si hay que subir los equipos, o el rendimiento, según como se interprete por el jefe de proyecto)

Duración: n días siendo n un valor que se mete a mano en Project y que se debería calcular si es posible como Medición/Rdto día de un equipo, si no es posible cuantificarlo, se “moja” el jefe de proyectos y le da un valor estimado a partida alzada, n días.

Nota.- Esta fórmula se puede definir en Project parecido a como se haría en Excel, pero su resultado no se transfiere a Project automáticamente, por lo que no tiene excesivo interés crearla en Project. Por otro lado, no está claro cuál es el rendimiento de una tarea por el hecho de conocer su descompuesto unitario de horas de mano de obra y maquinaria, porque se pueden solapar sus tiempos, salvo que hubiera un único recurso. Por eso recomiendo el recurso mix “Equipo” de algo que da un rendimiento día para esa tarea específica.

Por cierto, siempre se puede insertar campos personalizados por el usuario en tu tabla de Project, como por ejemplo la medición de los 500 ml, pero con carácter informativo o/y para usarlo como variable de una fórmula de otra columna, teniendo en cuenta que en Project no se puede definir fórmulas en campos calculados por él y sí en campos de usuario.

Si se asignan unidades materiales a una tarea, al cambiar la duración las unidades materiales permanecen constantes.

Si quieres acortar la duración de una unidad-tarea o asignas más unidades del recurso y/o directamente reduces a mano la duración, consciente que estás aumentando el rendimiento, porque eso Project de momento no lo sabe, ni se lo puedes decir, etc., etc., etc.

Un saludo,