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19 abril 2011

5 pasos para evitar sorpresas en el cálculo de fechas con Microsoft Project












Buen día Dr.
Tengo la siguiente consulta, en un proyecto tengo una tarea específica con fecha de inicio el lunes y con una duración de 2 días, Project me arroja que termina el miércoles, pero en realidad debería terminar el día martes, la tarea se lleva a cabo en dos días (lunes y martes), como hago para corregir esta situación de la duración y fin de la tarea,

muy amable por su atención prestada.

Cordialmente
Ing. Juan Carlos Lopez

Respuesta [Ignacio Martín]:

Hola Juan Carlos,

Comprueba con los siguientes 5 pasos la configuración correcta de la Jornada de trabajo del proyecto, porque un desajuste de 1 hora pueda llevar al día siguiente del esperado.











1/ Formato de fecha = día y hora, para mostrar temporalmente los valores de las fechas programadas, es decir elige el tipo “28/01/02 12:33” en Menú/Herramientas/Opciones/Vista… ó en Archivo/Opciones de Project/General en la versión Project 2010.

Nota.- Es posible que tengas que ampliar el ancho de las columnas de fecha si se muestra celdillas en su interior.











2/ Hora predeterminada de Entrada y Hora predeterminada de Salida que coincida con el Calendario del Proyecto 9h y 18h por ejemplo (hay 1 hora de parada) en Menú/Herramientas/Opciones/Calendario ó en Archivo/Opciones/Programación en Project 2010.

3/ Jornada de 1 día = 8hs por ejemplo (la misma que en el Calendario), en Menú/Herramientas/Opciones/ Calendario...Jornada laboral ó en Archivo/Opciones/Programación en la versión Project 2010.


















4/ En el Calendario del proyecto todos los días laborables de 8h, por ejemplo empezando a las 9h y acabando a las 18h con una hora de parada, es decir de 9h a 14h y de 15h a 18h por ejemplo, en Menú/ Herramientas/ Cambiar Calendario laboral ó en Proyecto/Cambiar tiempo de trabajo para la versión Project 2010.













5/ Comprobar que el proyecto comienza a las 9h y si no es así cambiarlo sobrescribiendo en Menú/Proyecto/información del proyecto...Fecha de Comienzo del Proyecto.


Nota.- Como ves todo tiene que ser consistente y coherente en fechas, horas y duraciones relativas a la jornada de trabajo, por cierto no todos estos ajustes tienen carácter retroactivo, como es el caso de la definición de la Jornada de trabajo del paso 3/, que afectará únicamente a las nuevas tareas y estimaciones, no así a las duraciones que ya se introdujeron, aunque podrían reescribirse encima para resolverlo. Así pues estos 5 pasos es mejor realizarlos al inicio de la entrada del proyecto. Finalmente ya puedes volver a dejar el formato de fecha del punto 1/ en dd/mm/aa por ejemplo, que es más corto.

...espero te sirva para corregir las diferencias de fechas que planteas.

P.D.- Si el usuario modifica la opción Horas por día en Archivo > Opciones > Programación, después de haber introducido la Duración de las tareas, es habitual que ocasione por parte de Project la aparición de decimales y la modificación automática de las duraciones, debido al ajuste que se requiere ante ese nuevo parámetro. Así por ejemplo si inicialmente se estima una tarea de 1 día de duración con 8 horas por día, al cambiar en Opciones a 9 horas por día la Duración pasa a ser de 0,89 días (8h/9h.p.d).

Importante: Introduzca las Duraciones de las tareas después de configurar la jornada en el Calendario laboral (Proyecto > Propiedades > Cambiar tiempo de trabajo) y las Opciones de calendario Archivo > Opciones > Programación). Si introdujo las Duraciones antes de configurar y se muestran distintas a como las escribió, vuelva a introducir las. Duraciones. Asegúrese de que todas las tareas de resumen están en modo Programación automática (insertar columna Modo tarea).

un saludo