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06 junio 2014

% completado esperado según programación en Microsoft Project

Hola:

En el siguiente video se explica como obtener el % completado esperado según la programación a una Fecha de estado o de corte.

Si no ves el siguiente vídeo pincha Aquí
Atención: puedes ampliar la imagen del vídeo haciendo doble clic sobre la ventana.

Cuando queremos conocer el % completado que deberíamos llevar a una Fecha de estado o de corte, según el plan actualmente programado (no respecto al de la Línea de base, de una mayor complejidad, y que algún día contaré), podemos recurrir a las opciones de Project. Es el mismo caso que aplicaríamos si nuestra tarea o proyecto se desarrolla según lo programado, y queremos automatizar la entrada de los datos reales y evitarnos escribirlos manualmente.

Para ello, definimos la Fecha de estado o corte en PROYECTO > Estado > Fecha de estado y Aceptar.

El día de la Fecha de estado se considera por defecto incluido con toda su jornada, en el período de actualización.

En FORMATO > Formato > Cuadrícula > Cuadrícula podemos hacer que se muestre en el diagrama Gantt la línea correspondiente a la Fecha de estado, en este caso en rojo.
A continuación seleccionamos la tarea o conjunto de tareas a actualizar según el programa, bien eligiendo toda la fila, o posicionándonos en una columna cualquiera de la tarea.

Pulsamos la opción: PROYECTO > Actualizar proyecto > Actualizar trabajo completado al: > Por porcentaje completado …  Para: Tareas seleccionadas y Aceptar

De igual forma podríamos hacerlo para todas las tareas del proyecto de una sola vez al elegir
Para: Proyecto completo
Si no queremos todavía actualizar el campo del % completado, sino solamente tener la referencia del valor esperado a la Fecha de estado, podemos hacer el siguiente truco:

1. Copiamos toda la columna % completado con los datos obtenidos con la opción Actualizar proyecto en la memoria del portapapeles (Copiar desde el título gris de la columna).
2. Deshacemos hasta el paso anterior a la actualización.
3. Insertamos una columna de un campo personalizado de texto, Texto1 por ejemplo si está disponible.
        - Botón secundario del ratón sobre el título gris de la columna adjunta a la inserción.
        - Elegir opción Insertar columna del menú contextual desplegado.
        - Buscar Texto1
4.Pegar desde el título de la columna Texto1

Nota.- Esta opción asegura la fiabilidad del cálculo obtenido y sustituye a la introducción de complejas fórmulas que solo sirven en determinadas circunstancias: no ser tareas de resumen, no estar interrumpidas o divididas, no tener un calendario de tarea o de recurso asignado distinto al del proyecto, entre otras.

Evidentemente es recomendable la realización de copias de seguridad del archivo previo a estas operaciones automáticas que siempre conllevan algún pequeño riesgo de equivocarnos.

Y nada más, para el que no lo conocía espero le resulte de utilidad.

Saludos.